MINGGU 08 · SESI FISIK

PRAKTEK 2: Simulasi 3 Pos — PMS, Bell & Telepon

⏱️ 120 mnt🎯 FO-03, FO-07, FO-10, FO-15⭐ Level 1

🎯 Misi kamu: Mempraktekkan materi minggu 5–7 (PMS, bell service & rooming, telepon) lewat simulasi 3 pos yang bergilir, dinilai langsung oleh trainer memakai rubrik baku skala 1–4 — termasuk kriteria GERBANG akurasi & etika data tamu yang wajib lolos sebelum aspek lain dihitung.

🔄

Agenda sesi fisik (120 menit)

10' — briefing pembagian kelompok & rotasi 3 pos, plus penjelasan rubrik skala 1–4
30' — Pos 1: PMS — posting transaksi ke folio yang benar, room assignment hanya ke kamar berstatus "Vacant Clean", menulis trace yang jelas & ter-acknowledge
30' — Pos 2: Bell Service — luggage handling aman (target ≤10 menit) + rooming story lengkap ke "kamar" simulasi
30' — Pos 3: Telepon — angkat <3 dering, wake-up call log & eskalasi bila gagal, terima reservasi dengan script + kebijakan deposit
15' — feedback trainer per orang di tiap pos, termasuk komentar tertulis wajib untuk skor 1, 2, atau 4
5' — refleksi & penutup

🔥

Cara rotasi

Pos 1 — PMS Training ModeSetiap trainee melakukan 1 posting + 1 room assignment + 1 trace, dinilai akurasi (folio benar, status kamar benar, data preferensi/alergi tercatat) dan kecepatan.

Pos 2 — Trolley & RoomingSetiap trainee membawa trolley berisi properti simulasi dan menyampaikan rooming story ke tipe kamar yang diundi (dari 6 tipe kamar Sanggraloka), dinilai teknik angkat & waktu (target ≤10 menit).

Pos 3 — Telepon SimulasiSetiap trainee menjawab 1 panggilan wake-up call dan 1 panggilan reservasi dari trainer yang berperan sebagai tamu Perancis/Korea, dinilai kecepatan angkat (<3 dering) dan akurasi script.

⚠️

3 kesalahan yang paling sering bikin skor turun di sesi ini

Assign kamar sebelum status Vacant Clean di Pos 1 — pelanggaran aturan dasar PMS yang langsung menyentuh kriteria gerbang akurasi & etika data
Terburu-buru di Pos 2 sampai lupa cerita rooming — trainee yang hanya menaruh trolley tanpa menjelaskan fasilitas kehilangan poin kehangatan meski waktunya cepat
Lupa konfirmasi ulang detail di Pos 3 — wake-up call atau reservasi yang tidak dikonfirmasi ulang dianggap tidak lengkap meski isinya benar

💼

Kaitan sesi ini dengan jobdesk & KPI-mu

Tiga pos ini bukan cuma latihan — ini simulasi persis dari apa yang dinilai tiap bulan lewat KPI-mu: akurasi kasir (bobot 20%), review score/mystery call (30% GSA / 25% departemen), dan waktu layanan (bagian pilar Operational Reliability). Trainer menilaimu dengan standar yang sama seperti yang dipakai FOM menilai kerjamu sehari-hari — anggap ini simulasi nyata, bukan sekadar ujian yang berhenti di ruang training.

📝

Form penilaian (rubrik S4, skala 1–4, diisi trainer di app)

#	Kriteria	1 Gagal/tak aman	2 Perlu arahan	3 Kompeten	4 Contoh
1	Akurasi & etika data PMSGERBANG	Assign kamar sebelum Vacant Clean, posting ke folio salah tanpa koreksi, atau membocorkan data tamu	Sempat salah assign/posting tapi sadar & koreksi sendiri setelah diingatkan trainer	Semua posting & assignment akurat sejak awal tanpa diingatkan	Akurat, cepat, dan mengecek ulang preferensi/alergi tamu tanpa diminta
2	Kualitas trace/pesan antar shift	Trace tidak ditulis atau tidak jelas (tanpa waktu/kamar)	Trace ditulis tapi tidak lengkap, perlu diarahkan trainer untuk melengkapi	Trace lengkap, jelas, dan berwaktu	Trace lengkap + proaktif menjelaskan langkah acknowledge ke "shift berikutnya" simulasi
3	Keamanan & teknik luggage handling	Mengangkat dengan punggung/menyeret barang, berisiko cedera atau merusak barang	Teknik benar tapi lambat/ragu-ragu, melebihi standar ≤10 menit	Teknik aman & selesai dalam ≤10 menit	Teknik aman, cepat, dan memberi perhatian ekstra untuk barang berharga
4	Kehangatan & kelengkapan rooming story	Hanya menaruh barang tanpa penjelasan sama sekali	Menjelaskan sebagian fasilitas, terburu-buru atau lupa poin penting (THK/anjali)	Rooming story lengkap: fasilitas, private pool/in-villa dining bila relevan, outlet resort, THK, anjali	Rooming story lengkap + personal, menyesuaikan dengan kondisi/reaksi tamu simulasi
5	Standar telepon (kecepatan & nada)	Angkat lebih dari 3 dering atau nada tidak ramah	Angkat sesuai standar tapi salam/nada kurang natural, perlu diarahkan	Angkat <3 dering, salam standar, nada hangat	Angkat <3 dering, nada hangat, menangani hambatan (mis. bahasa) dengan luwes
6	Akurasi wake-up call & script reservasi	Salah catat detail (jam/kamar) atau tidak menjelaskan kebijakan deposit sama sekali	Detail benar tapi lupa konfirmasi ulang atau lupa sebagian script	Detail benar, dikonfirmasi ulang, kebijakan deposit disampaikan	Semua benar + menunjukkan langkah eskalasi tepat saat disimulasikan wake-up call gagal

*Komentar tertulis assessor WAJIB untuk skor 1, 2, dan 4. Lulus: rata-rata ≥3 DAN tidak ada skor 1 di kriteria gerbang (#1) — sekali kriteria gerbang bernilai 1, hasil keseluruhan otomatis gagal meski pos lain sempurna. Hasil masuk form assessor app (hash + timestamp), menuju uji praktek akhir di W12.

⭐ INGAT SATU INI AJAKriteria gerbang sesi ini adalah akurasi & etika data PMS — kalau itu gagal (skor 1), seluruh penilaian gagal meski kecepatan & kehangatanmu di pos lain sempurna. Akurasi dulu, baru kecepatan dan kehangatan.

SESI FISIK 🤝Scan QR kehadiran di lokasiDinilai langsung oleh trainer — +150 XP

FO-L1-W08 · Hotel University Sanggraloka · v2.1
Disusun lensa 3 pakar: Front Office Manager (18 th) × dosen hospitality × review GSA Gen Z