Kuasai Extranet OTA: Rate, Promo & Rate Parity

Extranet Booking.com, Agoda, Expedia, dan Traveloka adalah "etalase" kedua Sanggraloka setelah website resmi. Ini bukan tugas sampingan — "mengelola rate & allotment di OTA extranet sesuai kalender revenue yang ditetapkan Sales Manager" adalah tugas harian resmi #2 di jobdesk-mu (SLS-ECOM-01). Setiap pagi, buka extranet dan cek 3 hal:

• Allotment: berapa kamar tiap tipe (Deluxe Suite, Premiere Suite, Deluxe Private Pool Villa, Premiere Private Pool Villa, One/Two-Bedroom Presidential Pool Villa) yang dibuka untuk hari itu — jangan sampai overbook
• Rate harian sesuai kalender musim (low/shoulder/peak) yang dikirim Revenue/Sales Manager — bukan tebakan atau kebiasaan minggu lalu
• Stop-sell otomatis kalau kamar sudah habis, agar tamu tidak booking kamar yang sebenarnya tidak ada

Kenapa ini penting secara angka: akurasi reservasi (termasuk allotment & status kamar tercatat benar) berbobot 20% dari KPI-mu, dengan target 100% — bukan "hampir benar". Satu allotment yang salah bisa berujung overbooking: tamu yang sudah bayar terpaksa dipindah ("walk") ke hotel lain atas biaya resort, plus risiko review buruk yang menurunkan reputasi.

• Promo (early bird, long-stay, mobile rate) diinput sesuai persetujuan Sales Manager — tidak asal buat diskon sendiri karena "kelihatan menarik"
• Konten listing (foto kamar, kolam, farm-to-table di Meditera, dan sepilihan dari 21 experiences) diperbarui mingguan bersama Graphic Design — ini tugas rutin di jobdesk-mu, bukan proyek sesekali
• Deskripsi kamar ditulis jujur — sebutkan luas, view, fasilitas asli sesuai 6 tipe kamar Sanggraloka, bukan klaim berlebihan yang bisa mengecewakan tamu saat check-in

• Rate parity: harga di semua OTA harus sama/tidak lebih murah dari harga di website resmi & call center — bocor parity bisa kena penalti dari OTA dan bikin tamu bingung soal channel mana yang "benar"
• No-show: tandai di extranet/PMS sesuai kebijakan pembatalan booking tersebut (charge kartu bila berlaku), lalu laporkan ke FO agar kamar bisa dijual ulang — status yang telat diupdate berarti kamar itu "hilang" dari penjualan hari itu
• Tamu Korea sering booking lewat OTA mobile app H-1; tamu Perancis sering pakai voucher agen — cek validitas voucher sebelum konfirmasi di extranet
• Kesalahan rate/parity dilaporkan segera ke Revenue/Sales Manager, jangan didiamkan — rentang toleransi selisih rate yang boleh kamu putuskan sendiri vs yang wajib eskalasi: [ANGKA: ditetapkan Sales Manager]

• Derived rate — rate turunan yang dihitung otomatis dari base rate (BAR) dengan persentase tetap per tipe kamar. Kalau base rate salah input, SEMUA rate turunan ikut salah tanpa kamu sadari — ini alasan kenapa cek base rate dulu setiap pagi, bukan cek satu-satu tipe kamar
• Ranking/visibility score OTA — posisi listing Sanggraloka di hasil pencarian tamu, dipengaruhi kompetitivitas rate, kecepatan respons, dan kelengkapan foto/deskripsi — bukan cuma soal harga murah
• LOS restriction (Length of Stay) — pembatasan minimum menginap yang bisa diaktifkan Revenue saat periode peak (mis. libur sekolah); kamu menerapkannya di extranet sesuai instruksi, bukan inisiatif sendiri
• Genius/Preferred Partner Program — status yang menaikkan visibility listing tapi otomatis memberi diskon rate ke tamu bertingkat itu; mengaktifkannya butuh persetujuan Sales Manager karena berdampak langsung ke rate strategy

• Update rate hanya di satu OTA, lupa yang lain — akibatnya rate parity bocor tanpa disadari, berpotensi kena penalti dari platform OTA dan bikin tamu bingung harga mana yang benar
• Lupa mengaktifkan stop-sell walau allotment sudah habis — akibatnya overbooking: tamu yang sudah bayar terpaksa "di-walk" ke hotel lain dengan biaya resort, plus risiko review negatif
• Menyetujui sendiri promo besar tanpa persetujuan Sales Manager — akibatnya strategi rate jadi tidak terkendali dan margin revenue tergerus tanpa perhitungan yang matang
• Menandai no-show tanpa cek dulu kebijakan pembatalan booking — akibatnya charge yang salah ke kartu tamu, berujung komplain dan sengketa refund

Pagi ini kamu buka extranet dan mendapati pesan dari Mr Kim, tamu Korea yang baru saja booking Deluxe Private Pool Villa lewat aplikasi OTA H-1: dia bertanya kenapa harga yang dia bayar di aplikasi ternyata lebih murah Rp150.000 dibanding yang tertera di website resmi Sanggraloka saat dia cek ulang. Alih-alih diam atau buru-buru menurunkan harga website sendiri, kamu langsung mencatat temuan ini dan melaporkannya ke Revenue/Sales Manager hari itu juga — karena rate parity yang bocor bukan cuma soal angka, tapi soal kepercayaan yang kamu jaga ke Mr Kim maupun ke mitra OTA. Di saat bersamaan, sebuah voucher dari agen Perancis masuk untuk Premiere Suite; kamu cek dulu keabsahannya di extranet sebelum konfirmasi, bukan asal terima. Inilah wujud nyata Pawongan — harmoni antar manusia dalam filosofi Tri Hita Karana — yang di pekerjaanmu berarti menjaga kejujuran dengan tamu DAN dengan mitra bisnis OTA, dua arah sekaligus.

Real talk: tamu tidak pernah lihat kamu klik-klik di extranet. Yang mereka rasakan cuma dua hal: harga yang konsisten di mana pun mereka cek, dan kamar yang benar-benar ada saat mereka datang.

• Tugas jobdesk yang kamu kuasai di sini: "mengelola rate & allotment di OTA extranet sesuai kalender revenue" dan "memperbarui status reservasi di PMS (deposit, amandemen, no-show) real-time" — dua tugas harian inti SLS-ECOM-01.
• KPI yang terbantu: akurasi reservasi (bobot 20%, target 100%) langsung mencerminkan disiplin rate & allotment-mu; di level departemen, ini menopang Occupancy & ADR vs budget (bobot 30%) dan Direct booking % (bobot 20% departemen, ditargetkan ≥[ANGKA: ditetapkan GM]) — rate parity yang terjaga melindungi nilai booking langsung dari "kalah saing" dengan channel sendiri.
• Untung buat kamu: disiplin extranet yang rapi adalah bukti nyata siap naik dari Reservation & E-commerce Officer → Senior Reservation & E-commerce Officer, dengan syarat SLS-02 Level 4 + KPI ≥85 selama 6 bulan.