Store & Inventory: Bin Card, FIFO & Stock Opname

Bin card adalah kartu (fisik/digital di HotelCrew) yang menempel di setiap rak/bin, mencatat pergerakan barang secara real-time. Ini bukan sekadar arsip — bin card adalah satu-satunya sumber kebenaran yang dibaca saat stock opname.

• Setiap barang masuk (dari receiving) & keluar (requisition outlet) WAJIB dicatat di bin card saat itu juga — sejalan dengan standar Receiving mencatat & mendistribusikan barang maksimal 2 jam sejak diterima
• Setiap item punya minimum stock, ditetapkan Store/FC berdasarkan kecepatan pemakaian & waktu kirim vendor — bukan perkiraan staf shift (angka pasti per item: [ANGKA: ditetapkan Store Manager/FC])
• Saat stok mendekati minimum, segera buat PR reorder — jangan tunggu sampai habis total
• Bin card yang tidak update saat itu juga adalah penyebab utama selisih stok saat opname — kebanyakan kasus selisih ternyata salah catat, bukan kehilangan barang

Prinsip FIFO wajib di semua store Sanggraloka, terutama bahan Kitchen & F&B yang punya masa simpan — termasuk hasil farm organik on-site yang dipakai Meditera Restaurant untuk sajian farm-to-table.

• Barang yang datang lebih dulu diletakkan di depan/atas, dan dikeluarkan/dipakai lebih dulu
• Barang baru datang diletakkan di belakang/bawah barang lama — jangan ditumpuk asal demi kepraktisan
• Beri label tanggal terima di tiap batch agar mudah dicek urutan
• Abaikan FIFO = risiko barang lama kedaluwarsa duluan sementara barang baru terpakai — pemborosan bahan segar dan bertentangan dengan Palemahan (harmoni dengan alam), nilai yang justru melekat di filosofi farm-to-table Sanggraloka

• Stock opname dilakukan berkala sesuai jadwal store ([ANGKA: jadwal pasti mingguan/bulanan ditetapkan Store Manager/FC]) — Receiving juga rutin membantu sampling opname bersama Store setiap minggu
• Selisih WAJIB dilaporkan apa adanya — menutupi selisih dengan mengarang angka adalah pelanggaran integritas berat, level yang sama seriusnya dengan pelanggaran integritas kas
• Barang rusak/kadaluwarsa dipisahkan & dicatat sebagai write-off resmi, bukan "hilang begitu saja"

• Bin card yang telat diupdate adalah penyebab #1 selisih stock opname — dalam banyak kasus, "selisih" ternyata cuma salah catat, bukan barang hilang
• Minimum stock bukan angka sembarangan — ditetapkan berdasarkan kecepatan pemakaian & waktu kirim vendor, bukan feeling staf shift
• FIFO paling sering gagal bukan saat barang datang tenang, tapi justru saat staf terburu-buru dan menaruh barang baru di depan demi kecepatan
• Write-off resmi untuk barang rusak/kadaluwarsa justru melindungi staf — angka itu jadi bukti transparan penyebab kehilangan, bukan tanda kelalaian yang disembunyikan

• Menunda update bin card sampai akhir shift/nanti — jadi sumber selisih yang sulit ditelusuri saat stock opname, padahal kejadiannya bisa dicatat detik itu juga
• Menumpuk barang baru di depan barang lama demi kepraktisan — barang lama kedaluwarsa duluan sementara batch baru terpakai, memicu pemborosan bahan segar farm-to-table
• Menutupi selisih stock opname dengan mengarang angka atau menambah barang dari store lain tanpa catatan — pelanggaran integritas berat, bukan solusi; selisih yang jujur adalah bahan belajar, bukan aib

Store menjadwalkan stock opname bulanan, dua hari sebelum reservasi grup tamu Korea besar di Meditera Restaurant. Hasil hitung fisik minyak goreng lebih sedikit 6 botol dari catatan sistem, dan kamu menemukan sekarung tepung sudah lewat tanggal kedaluwarsa di rak paling depan — padahal batch baru sudah lebih dulu terpakai di belakangnya karena tertumpuk terbalik minggu lalu. Kamu tetap mencatat selisih minyak apa adanya ke Store Manager/FC untuk ditelusuri (bukan menutupinya agar laporan "kelihatan pas" menjelang reservasi besar), memisahkan tepung kedaluwarsa sebagai write-off resmi, dan menata ulang rak sesuai FIFO — batch lama di depan, batch baru di belakang — supaya kejadian serupa tidak berulang saat persiapan tamu berikutnya.

Real talk: nggak ada tamu yang lihat kamu menata rak atau menghitung botol minyak. Yang dihitung tiap bulan adalah skor-mu, dan disiplin store ini menopang jobdesk FIN-RCV-01 (Receiving) yang rutin membantu opname bersama Store.

• Tugas jobdesk yang kamu kuasai di sini: "membantu stock opname sampling bersama Store" (FIN-RCV-01 tugas mingguan #4) dan "mencatat penerimaan barang & meneruskan ke Store/departemen peminta hari itu juga" (FIN-RCV-01 tugas harian #3) — dasar dari bin card yang akurat
• KPI yang terbantu: ketepatan waktu pencatatan & distribusi barang — target ≤2 jam sejak diterima, bobot 20% (FIN-RCV-01); kepatuhan cek kualitas (termasuk penanganan barang rusak/write-off) — target 100%, bobot 30% (FIN-RCV-01). Di scorecard departemen, seluruh kepatuhan proses purchasing-receiving-store masuk pilar Financial, bobot 10% (ADM-scorecard)
• Untung buat kamu: KPI ≥85 selama 6 bulan + lulus LDR-L1 = syarat naik dari Receiving → Senior Receiving → Purchasing Coordinator. Rak yang rapi & catatan yang jujur adalah modal nyata jenjang kariermu