MINGGU 08 · SESI FISIK

PRAKTEK 2: Purchasing, Store & Front Desk

⏱️ 120 mnt🎯 ADM-04, ADM-05, ADM-12⭐ Level 1

🎯 Misi kamu: Mensimulasikan receiving barang, stock opname store, dan roleplay front desk kantor secara terbimbing di depan assessor — dinilai dengan rubrik S4, gerbang integritas & standar barang. Sesi ini adalah versi langsung dari apa yang dinilai jobdesk FIN-RCV-01/FIN-PUR-01 setiap bulan — bukan simulasi lepas dari kerja nyatamu nanti.

🎒

Persiapan sebelum sesi

Baca ulang materi W05 (alur PR-PO-receiving, 3 penawaran, cek suhu/kualitas), W06 (bin card, FIFO, stock opname), dan W07 (front desk kantor & telepon) sebelum datang — sesi ini menguji langsung, tidak ada waktu belajar ulang di lokasi
Hafalkan standar suhu barang perishable (≤4°C untuk ikan/daging) dan tabel tolak/terima — assessor akan memberi barang contoh mendekati batas standar, bukan yang jelas-jelas rusak
Bawa alat tulis; kamu akan mengisi form receiving, bin card, dan catatan pesan telepon secara manual/app selama sesi
Pahami dulu bahwa kriteria #1 (integritas) dan #2 (standar barang) di rubrik adalah gerbang mutlak — datang dengan mindset "lebih baik menolak & bertanya" daripada "lebih baik diterima dulu"

🗓️

Agenda sesi fisik (120 menit)

10' — briefing, absen QR, review rubrik & skenario dengan assessor
25' — simulasi receiving: cek PO vs barang datang, ukur suhu, nilai kualitas, putuskan terima/tolak (termasuk skenario barang di bawah standar & "titipan" tanpa PO)
25' — simulasi stock opname: hitung fisik bin di area training, bandingkan dengan catatan, terapkan FIFO saat menata, tangani temuan barang kadaluwarsa sebagai write-off resmi
25' — roleplay front desk kantor: 3 skenario (vendor tanpa janji temu, telepon minta data karyawan, PIC berhalangan mendadak)
20' — skenario integritas campuran diberi assessor (mis. tekanan menerima barang kurang standar demi acara tamu, atau selisih stock opname menjelang reservasi besar)
15' — feedback assessor per orang & tanda tangan rubrik

⚠️ GERBANG: Kriteria #1 (integritas — kejujuran laporan, menolak "titipan"/rekayasa selisih) dan #2 (standar barang — menolak barang di bawah standar kualitas/suhu) adalah kriteria GERBANG. Skor 1 pada salah satu kriteria ini = GAGAL keseluruhan, walau rata-rata kriteria lain tinggi. Peserta wajib mengulang sesi sebelum lanjut ke W09.

📋

RUBRIK S4 — Form Penilaian Assessor

Skala 1–4: 1 tidak aman/gagal · 2 perlu arahan · 3 kompeten mandiri · 4 patut dicontoh. Komentar tertulis WAJIB untuk skor 1, 2, dan 4. Lulus: rata-rata ≥3 DAN tidak ada skor 1 di kriteria gerbang.

#	Kriteria	1 Gagal/tak aman	2 Perlu arahan	3 Kompeten	4 Contoh
1	Integritas (laporan jujur, tolak "titipan"/rekayasa selisih)GERBANG	Menerima "titipan" tanpa PO atau menutupi selisih stok	Jujur tapi ragu-ragu/perlu diingatkan menolak tekanan	Konsisten menolak titipan & melapor selisih apa adanya secara mandiri	Proaktif menjelaskan alasan integritas ke pihak lain tanpa diminta
2	Standar barang (kualitas & suhu receiving)GERBANG	Menerima barang di bawah standar demi tekanan/waktu/permintaan pihak lain	Menolak tapi perlu diarahkan assessor untuk tegas	Menolak barang di bawah standar secara mandiri & mendokumentasikan	Menolak + mengusulkan solusi pengganti yang aman ke Kitchen/outlet
3	Alur PR-PO-receiving & 3 penawaran	Melompati langkah PR/PO atau memilih vendor tanpa pembanding	Alur benar tapi lambat/banyak dituntun	Alur lengkap & rapi sesuai SOP, waktu wajar	Lengkap, cepat, plus mengantisipasi kebutuhan dokumentasi audit
4	Bin card, FIFO & stock opname	Salah hitung signifikan atau FIFO diabaikan total	Benar tapi lambat/perlu koreksi berulang	Hitung akurat, FIFO diterapkan konsisten, opname rapi	Akurat, cepat, mengenali potensi selisih sebelum ditanya
5	Front desk kantor & telepon (sikap, janji temu, kerahasiaan)	Kasar/lupa kerahasiaan (bocorkan data karyawan)	Sopan tapi lupa langkah (mis. tidak reschedule dgn baik)	Profesional, janji temu terkelola rapi, kerahasiaan terjaga	Profesional + menenangkan situasi sulit dengan baik
6	Troubleshoot & keputusan eskalasi	Memaksakan keputusan di luar wewenang L1	Benar tapi butuh banyak petunjuk	Mengenali batas Level 1 & eskalasi tepat waktu ke FC/HOD	Diagnosis cepat + eskalasi jelas + dokumentasi rapi
7	Dokumentasi & komunikasi (form receiving, bin card, pesan telepon)	Tidak diisi/asal isi	Diisi tapi kurang lengkap	Lengkap, rapi, bahasa jelas	Lengkap + membantu rekan memahami dokumen

⚠️

3 kesalahan yang paling sering menggagalkan gerbang

Menerima "titipan" barang tanpa PO karena tidak enak menolak vendor langganan atau rekan sendiri — ini langsung skor 1 di kriteria #1, walau alasan sosialnya terasa manusiawi
Menerima barang di bawah standar suhu/kualitas karena tekanan waktu acara tamu atau permintaan Chef/atasan — ini langsung skor 1 di kriteria #2, tidak peduli seberapa mendesak situasinya
Menutupi atau merekayasa selisih stock opname supaya angkanya "kelihatan pas" di depan assessor — ini dinilai sama beratnya dengan menerima titipan, karena keduanya sama-sama kebohongan dalam laporan kerja

✅

Syarat kelulusan

Rata-rata 7 kriteria ≥ 3
TIDAK ada skor 1 di kriteria #1 (integritas) dan #2 (standar barang) — gerbang mutlak
Komentar tertulis assessor wajib terisi untuk setiap skor 1, 2, atau 4
Hasil rubrik difoto/diunggah ke form assessor app (hash + timestamp) sebelum peserta meninggalkan lokasi
Gagal gerbang → wajib remedial praktek sebelum lanjut W09

💼

Nyambung ke jobdesk & KPI kamu

Real talk: sesi ini bukan ujian sekolah yang selesai lalu dilupakan — rubrik yang sama persis polanya dengan KPI bulanan yang akan mengukur kerjamu sungguhan.

Kriteria #2 & #3 rubrik = KPI "akurasi penerimaan barang vs PO" (target 100%, bobot 30%) dan "kepatuhan cek kualitas & suhu" (target 100%, 0 barang di bawah standar lolos, bobot 30%) di jobdesk FIN-RCV-01; juga KPI "kepatuhan proses PR-PO min 3 penawaran" (target 100%, bobot 35%) di jobdesk FIN-PUR-01
Kriteria #1 & #4 rubrik mencerminkan indikator integritas & ketepatan proses purchasing di scorecard departemen (ADM-scorecard #6 — pilar Financial, bobot 10%) yang direview bulanan oleh Financial Controller
Kelulusan sesi ini bukan garis akhir — KPI ≥85 selama 6 bulan + lulus LDR-L1 tetap jadi syarat naik dari Receiving/Purchasing Officer → Senior → Purchasing Coordinator. Sesi fisik ini adalah bukti pertama bahwa kamu siap dipercaya standar itu di lapangan sungguhan

⭐ INGAT SATU INI AJASesi ini menilai bukti bisa kerja jujur — menolak "titipan" dan menolak barang di bawah standar adalah gerbang mutlak, bukan sekadar salah satu poin biasa.

SESI FISIK 🤝Scan QR kehadiran di lokasiDinilai langsung oleh assessor — +150 XP

ADM-L1-W08 · Hotel University Sanggraloka · v2.1
Disusun lensa 3 pakar: Purchasing Coordinator & Human Capital Manager (asesor) × dosen hospitality operations × review peserta Level 1 Gen Z