# JOBDESK — Purchasing Officer
Kode: FIN-PUR-01 · Versi: 2 · Berlaku: 1 Agu 2026 · Status: Tetap
Departemen: A&G (Finance & Purchasing) · Level: Staff · Lokasi: kantor purchasing

## Kedudukan
Atasan langsung: Purchasing Coordinator · Bawahan: — · Deputi saat absen: Receiving yang ditunjuk (info Purchasing Coordinator)

## Tujuan Posisi
Mengeksekusi proses pembelian sehari-hari secara akurat dan tepat waktu — karena PO yang salah kuantitas/spesifikasi berujung pada kekurangan bahan yang langsung dirasakan Kitchen, HK, dan Engineering.

## Tugas Utama
**Harian:**
1. Memproses purchase request (PR) yang disetujui menjadi purchase order (PO) sesuai vendor & harga yang disepakati.
2. Membandingkan minimal 3 penawaran vendor untuk pembelian non-rutin sebelum PO diterbitkan.
3. Memantau status pengiriman PO yang sudah diterbitkan, menindaklanjuti keterlambatan.
**Mingguan:** 4. Memperbarui daftar harga & vendor rekanan. 5. Menyusun laporan PO mingguan (nilai, status, vendor) untuk Purchasing Coordinator.
**Periodik:** 6. Mendukung negosiasi kontrak vendor tahunan bersama Purchasing Coordinator. 7. Mendukung audit internal/eksternal terkait purchasing.

## Tugas Tambahan
- Mendukung pengadaan mendadak untuk event besar di luar siklus PR-PO normal, dengan approval Purchasing Coordinator.
- Tugas lain yang wajar, sesuai kompetensi, atas arahan atasan langsung — tidak mengurangi hak & tidak melanggar K3.

## Standar Hasil & KPI
| Ukuran | Target | Bobot | Cara Monitoring | Pilar |
|---|---|---|---|---|
| Kepatuhan proses PR-PO sesuai SOP (minimal 3 penawaran) | 100% | 35% | Checklist app / audit bulanan purchasing | Financial |
| Ketepatan waktu PO diterbitkan sejak PR disetujui | ≤1 hari kerja | 20% | Timestamp sistem PO, otomatis | Operational Reliability |
| Ketepatan waktu pengiriman vendor vs PO | ≥95% | 20% | Log receiving app, otomatis | Operational Reliability |
| Kehadiran & ketepatan waktu | ≥98% | 15% | Absensi HotelCrew, otomatis | Operational Reliability |
| Training & kompetensi (course mingguan) | 100% | 10% | University, otomatis | Operational Reliability |

## Wewenang & Batas
Boleh memutuskan sendiri: pemilihan vendor dari daftar vendor rekanan yang sudah disetujui, PO rutin dalam anggaran.
Wajib eskalasi: PO di luar anggaran/vendor baru → Purchasing Coordinator; barang tidak sesuai standar → Purchasing Coordinator + departemen peminta; keterlambatan pengiriman kritikal → Purchasing Coordinator segera.

## Hubungan Kerja
Internal: Purchasing Coordinator (approval & laporan), Receiving (koordinasi penerimaan), Kitchen/HK/Engineering/Spa (permintaan barang). Eksternal: vendor/supplier.

## Kompetensi & Kualifikasi
Pendidikan: SMA/SMK dengan dasar administrasi; pengalaman purchasing ≥1 tahun menjadi nilai tambah.
Sertifikat: —.
Kompetensi wajib (skill matrix): ADM-04 Lv3 (purchasing & receiving standard) · ADM-05 Lv2 (store & inventory) · ADM-11 Lv2 (excel) · GEN core Lv2.

## Kondisi Kerja & Keselamatan
Shift: jam kantor (Senin–Jumat), on-call saat pengadaan mendesak. Fisik: kerja kantor mayoritas + kunjungan berkala ke gudang. Risiko: minimal.

## Jenjang Karier
Trainee/DW → **Purchasing Officer** → Senior Purchasing Officer → Purchasing Coordinator
Syarat naik: ADM-04/05 Lv4 + KPI ≥85 (6 bln) + lulus LDR-L1.

## Pengesahan
Disusun: Purchasing Coordinator · Direview: Human Capital Manager · Disetujui: GM
Acknowledge: tanda tangan digital karyawan di app (hash + timestamp)
Riwayat versi: v1 1 Agu 2026 — dokumen awal. v2 7 Jul 2026 — tambah kolom
Pilar pada KPI (cascade 4 pilar korporat, lihat `kpi/SASARAN-MUTU-CORPORATE.md`).
