MINGGU 11 · MINI LESSON

# Booking, Scheduling & Rotasi Adil

⏱️ 15 mnt🎯 SPA-15⭐ Level 1
🎯 Misi kamu:
LO1 — Mengoperasikan sistem booking therapist.
LO2 — Menjelaskan rotasi adil & pencatatan komisi.
LO3 — Mengoordinasikan jadwal dengan FO tanpa bentrok.
📅

## Mengoperasikan sistem booking therapist

Booking treatment di Nirvanaloka Spa tercatat di HotelCrew — setiap slot, therapist, dan ruang treatment harus sinkron supaya tidak ada tamu menunggu atau bentrok jadwal.

- Cek slot kosong di sistem sebelum konfirmasi ke tamu — jangan janji lisan dulu baru cek sistem
- Input nama tamu, jenis treatment, durasi, therapist yang ditugaskan, dan ruang treatment
- Beri jeda ≥15 menit antar booking untuk persiapan ruang (linen baru, sanitasi alat, aroma, suhu) — jeda ini persis sama dengan standar turnaround ruang treatment di jobdesk therapist
- Tamu Korea sering booking H-1 lewat app/WhatsApp — pastikan konfirmasi tertulis dikirim balik, supaya kedua pihak punya kepastian tertulis, bukan cuma pesan yang mungkin terlewat
- Kalau slot penuh, tawarkan waktu alternatif terdekat sebelum bilang "tidak ada tempat"

📷 SLOT FOTO — tampilan layar booking therapist di HotelCrew, kolom slot & assignment
⚖️

## Rotasi adil & pencatatan komisi

- Rotasi therapist diatur Spa Coordinator berbasis giliran — bukan siapa yang paling dekat dengan resepsionis; ini mencegah favoritisme dan menjaga rasa adil di tim
- Setiap treatment yang selesai tercatat otomatis untuk penghitungan komisi therapist di HotelCrew
- Retail sales yang kamu tawarkan dan berhasil terjual juga tercatat terpisah sebagai bagian komisi (lihat W10)
- Kalau merasa rotasi tidak adil (misal selalu dapat slot sepi), sampaikan ke Spa Coordinator — jangan menegosiasikan sendiri dengan rekan kerja di luar sistem

🔗

## Koordinasi dengan Front Office tanpa bentrok

- Booking treatment dari tamu yang baru check-in biasanya masuk lewat FO — konfirmasi ulang jadwal via HotelCrew agar tidak dobel
- Kalau tamu minta reschedule mendadak, update sistem SEGERA supaya FO tidak salah info ke tamu lain
- In-villa treatment butuh koordinasi ekstra: waktu akses villa yang disepakati, housekeeping selesai dulu, dan keamanan alat dibawa masuk-keluar
- Event wellness retreat/kelompok besar dikoordinasikan lebih awal dengan FO dan Coordinator — volume booking besar berisiko mengganggu booking harian reguler kalau dadakan

⚠️

## 3 kesalahan umum booking pemula

- Janji lisan ke tamu sebelum cek sistem — berisiko double-booking dan janji yang tidak bisa dipenuhi
- Negosiasi rotasi sendiri dengan rekan kerja di luar sistem — bisa terlihat adil sesaat, tapi merusak transparansi rotasi yang diatur Coordinator dan berpotensi menimbulkan kecemburuan tim
- Telat update status reschedule — FO jadi memberi info yang sudah tidak akurat ke tamu lain
- Jeda antar booking <15 menit — ruang belum benar-benar siap (linen, sanitasi, aroma, suhu) saat tamu berikutnya datang

🌏

## Skenario Sanggraloka: WhatsApp H-1 & in-villa

Malam ini Mr Kim (tamu Korea) mengirim pesan WhatsApp: ia ingin booking Balinese massage besok pagi jam 09.00. Kamu cek sistem — slot kosong — lalu input booking lengkap (nama, treatment, durasi, therapist, ruang), dan kirim balasan tertulis: "Confirmed, Mr Kim — 09.00 besok, Balinese massage 60 menit." Bukan cuma centang biru WhatsApp yang bisa terlewat. Siang harinya, sepasang tamu Perancis di Two-Bedroom Presidential Pool Villa meminta in-villa treatment sore ini. Sebelum menyetujui, kamu koordinasi dulu ke Housekeeping — pastikan servicing kamar sudah selesai — dan ke Front Office untuk waktu akses villa yang disepakati, baru kamu bawa alat & produk masuk.

💼

## Nyambung ke jobdesk & KPI kamu

Real talk: ketepatan booking bukan cuma soal "sistem yang rapi" — ini langsung menopang pilar Operational Reliability (35%) di scorecard departemen Spa.

- Kepatuhan intake & kontraindikasi tetap harus 100% meski booking sedang padat — jeda antar slot yang benar (≥15 menit) memberi waktu untuk itu, bukan cuma untuk bersih-bersih ruang
- Komisi treatment & retail tercatat otomatis di HotelCrew begitu status "selesai" diupdate tepat waktu — telat update = komisimu sendiri yang berisiko telat/salah tercatat
- Kehadiran & ketepatan waktu (bobot 20% di jobdesk, 15% di scorecard departemen) — booking yang rapi berarti kamu juga tidak terlambat karena bentrok jadwal
- Untung buat kamu: disiplin sistem booking adalah salah satu bukti "otonomi & keandalan" yang dinilai saat naik ke Senior Therapist. Target akurasi booking bulanan pastinya: [ANGKA: tetapkan Spa Coordinator]

⭐ INGAT SATU INI AJASistem booking yang rapi + rotasi yang adil = therapist tenang bekerja dan tamu tidak pernah menunggu tanpa kepastian.
SIAP DIUJI? 😎▶ Mulai Quiz — 10 soal · ±7 menit+100 XP kalau lulus (passing 80)

SPA-L1-W11 · Hotel University Sanggraloka · v2.1
Disusun lensa 3 pakar: Spa & Wellness Coordinator (15 th) × dosen hospitality wellness × review spa therapist Gen Z