MINGGU 08 · SESI FISIK

# PRAKTEK 2: Purchasing, Store & Front Desk

⏱️ 120 mnt🎯 ADM-04, ADM-05, ADM-12⭐ Level 1
🎯 Misi kamu: Mensimulasikan receiving barang, stock opname store, dan roleplay front desk kantor secara terbimbing di depan assessor — dinilai dengan rubrik S4, gerbang integritas & standar barang. Sesi ini adalah versi langsung dari apa yang dinilai jobdesk FIN-RCV-01/FIN-PUR-01 setiap bulan — bukan simulasi lepas dari kerja nyatamu nanti.
🎒

## Persiapan sebelum sesi

- Baca ulang materi W05 (alur PR-PO-receiving, 3 penawaran, cek suhu/kualitas), W06 (bin card, FIFO, stock opname), dan W07 (front desk kantor & telepon) sebelum datang — sesi ini menguji langsung, tidak ada waktu belajar ulang di lokasi
- Hafalkan standar suhu barang perishable (≤4°C untuk ikan/daging) dan tabel tolak/terima — assessor akan memberi barang contoh mendekati batas standar, bukan yang jelas-jelas rusak
- Bawa alat tulis; kamu akan mengisi form receiving, bin card, dan catatan pesan telepon secara manual/app selama sesi
- Pahami dulu bahwa kriteria #1 (integritas) dan #2 (standar barang) di rubrik adalah gerbang mutlak — datang dengan mindset "lebih baik menolak & bertanya" daripada "lebih baik diterima dulu"

🗓️

## Agenda sesi fisik (120 menit)

- 10' — briefing, absen QR, review rubrik & skenario dengan assessor
- 25' — simulasi receiving: cek PO vs barang datang, ukur suhu, nilai kualitas, putuskan terima/tolak (termasuk skenario barang di bawah standar & "titipan" tanpa PO)
- 25' — simulasi stock opname: hitung fisik bin di area training, bandingkan dengan catatan, terapkan FIFO saat menata, tangani temuan barang kadaluwarsa sebagai write-off resmi
- 25' — roleplay front desk kantor: 3 skenario (vendor tanpa janji temu, telepon minta data karyawan, PIC berhalangan mendadak)
- 20' — skenario integritas campuran diberi assessor (mis. tekanan menerima barang kurang standar demi acara tamu, atau selisih stock opname menjelang reservasi besar)
- 15' — feedback assessor per orang & tanda tangan rubrik

⚠️ GERBANG: Kriteria #1 (integritas — kejujuran laporan, menolak "titipan"/rekayasa selisih) dan #2 (standar barang — menolak barang di bawah standar kualitas/suhu) adalah kriteria GERBANG. Skor 1 pada salah satu kriteria ini = GAGAL keseluruhan, walau rata-rata kriteria lain tinggi. Peserta wajib mengulang sesi sebelum lanjut ke W09.
📋

## RUBRIK S4 — Form Penilaian Assessor

Skala 1–4: 1 tidak aman/gagal · 2 perlu arahan · 3 kompeten mandiri · 4 patut dicontoh. Komentar tertulis WAJIB untuk skor 1, 2, dan 4. Lulus: rata-rata ≥3 DAN tidak ada skor 1 di kriteria gerbang.

# | Kriteria | 1 Gagal/tak aman | 2 Perlu arahan | 3 Kompeten | 4 Contoh | Skor | Komentar*
--- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | ---
1 | Integritas (laporan jujur, tolak "titipan"/rekayasa selisih)GERBANG | Menerima "titipan" tanpa PO atau menutupi selisih stok | Jujur tapi ragu-ragu/perlu diingatkan menolak tekanan | Konsisten menolak titipan & melapor selisih apa adanya secara mandiri | Proaktif menjelaskan alasan integritas ke pihak lain tanpa diminta |  |
2 | Standar barang (kualitas & suhu receiving)GERBANG | Menerima barang di bawah standar demi tekanan/waktu/permintaan pihak lain | Menolak tapi perlu diarahkan assessor untuk tegas | Menolak barang di bawah standar secara mandiri & mendokumentasikan | Menolak + mengusulkan solusi pengganti yang aman ke Kitchen/outlet |  |
3 | Alur PR-PO-receiving & 3 penawaran | Melompati langkah PR/PO atau memilih vendor tanpa pembanding | Alur benar tapi lambat/banyak dituntun | Alur lengkap & rapi sesuai SOP, waktu wajar | Lengkap, cepat, plus mengantisipasi kebutuhan dokumentasi audit |  |
4 | Bin card, FIFO & stock opname | Salah hitung signifikan atau FIFO diabaikan total | Benar tapi lambat/perlu koreksi berulang | Hitung akurat, FIFO diterapkan konsisten, opname rapi | Akurat, cepat, mengenali potensi selisih sebelum ditanya |  |
5 | Front desk kantor & telepon (sikap, janji temu, kerahasiaan) | Kasar/lupa kerahasiaan (bocorkan data karyawan) | Sopan tapi lupa langkah (mis. tidak reschedule dgn baik) | Profesional, janji temu terkelola rapi, kerahasiaan terjaga | Profesional + menenangkan situasi sulit dengan baik |  |
6 | Troubleshoot & keputusan eskalasi | Memaksakan keputusan di luar wewenang L1 | Benar tapi butuh banyak petunjuk | Mengenali batas Level 1 & eskalasi tepat waktu ke FC/HOD | Diagnosis cepat + eskalasi jelas + dokumentasi rapi |  |
7 | Dokumentasi & komunikasi (form receiving, bin card, pesan telepon) | Tidak diisi/asal isi | Diisi tapi kurang lengkap | Lengkap, rapi, bahasa jelas | Lengkap + membantu rekan memahami dokumen |  |

⚠️

## 3 kesalahan yang paling sering menggagalkan gerbang

- Menerima "titipan" barang tanpa PO karena tidak enak menolak vendor langganan atau rekan sendiri — ini langsung skor 1 di kriteria #1, walau alasan sosialnya terasa manusiawi
- Menerima barang di bawah standar suhu/kualitas karena tekanan waktu acara tamu atau permintaan Chef/atasan — ini langsung skor 1 di kriteria #2, tidak peduli seberapa mendesak situasinya
- Menutupi atau merekayasa selisih stock opname supaya angkanya "kelihatan pas" di depan assessor — ini dinilai sama beratnya dengan menerima titipan, karena keduanya sama-sama kebohongan dalam laporan kerja

✅

## Syarat kelulusan

- Rata-rata 7 kriteria ≥ 3
- TIDAK ada skor 1 di kriteria #1 (integritas) dan #2 (standar barang) — gerbang mutlak
- Komentar tertulis assessor wajib terisi untuk setiap skor 1, 2, atau 4
- Hasil rubrik difoto/diunggah ke form assessor app (hash + timestamp) sebelum peserta meninggalkan lokasi
- Gagal gerbang → wajib remedial praktek sebelum lanjut W09

💼

## Nyambung ke jobdesk & KPI kamu

Real talk: sesi ini bukan ujian sekolah yang selesai lalu dilupakan — rubrik yang sama persis polanya dengan KPI bulanan yang akan mengukur kerjamu sungguhan.

- Kriteria #2 & #3 rubrik = KPI "akurasi penerimaan barang vs PO" (target 100%, bobot 30%) dan "kepatuhan cek kualitas & suhu" (target 100%, 0 barang di bawah standar lolos, bobot 30%) di jobdesk FIN-RCV-01; juga KPI "kepatuhan proses PR-PO min 3 penawaran" (target 100%, bobot 35%) di jobdesk FIN-PUR-01
- Kriteria #1 & #4 rubrik mencerminkan indikator integritas & ketepatan proses purchasing di scorecard departemen (ADM-scorecard #6 — pilar Financial, bobot 10%) yang direview bulanan oleh Financial Controller
- Kelulusan sesi ini bukan garis akhir — KPI ≥85 selama 6 bulan + lulus LDR-L1 tetap jadi syarat naik dari Receiving/Purchasing Officer → Senior → Purchasing Coordinator. Sesi fisik ini adalah bukti pertama bahwa kamu siap dipercaya standar itu di lapangan sungguhan

⭐ INGAT SATU INI AJASesi ini menilai bukti bisa kerja jujur — menolak "titipan" dan menolak barang di bawah standar adalah gerbang mutlak, bukan sekadar salah satu poin biasa.
SESI FISIK 🤝Scan QR kehadiran di lokasi Dinilai langsung oleh assessor — +150 XP

ADM-L1-W08 · Hotel University Sanggraloka · v2.1
Disusun lensa 3 pakar: Purchasing Coordinator & Human Capital Manager (asesor) × dosen hospitality operations × review peserta Level 1 Gen Z