MINGGU 05 · MINI LESSON

# Purchasing & Receiving: Gerbang Pertama Kualitas Sanggraloka

⏱️ 15 mnt🎯 ADM-04⭐ Level 1
🎯 Misi kamu:

- LO1 — Menjalankan alur PR → PO → receiving sesuai SOP purchasing HotelCrew
- LO2 — Meminta & membandingkan minimal 3 penawaran sebelum PO diterbitkan
- LO3 — Memeriksa kualitas & suhu barang saat receiving, dan menolak barang di bawah standar

📦

## Alur PR → PO → Receiving (LO1)

Setiap barang yang masuk ke Sanggraloka — dari ikan segar Kitchen sampai sabun tamu Housekeeping — lewat 3 tahap wajib di HotelCrew, tidak boleh dilompati. Ini bukan birokrasi: PO yang sah adalah kontrak resmi yang mengikat resort secara finansial ke vendor begitu diterbitkan.

- PR (Purchase Request): outlet/dept mengajukan kebutuhan via app, disetujui HOD dept
- PO (Purchase Order): Purchasing Officer memilih vendor & menerbitkan PO resmi — target KPI-nya: PO terbit maksimal 1 hari kerja sejak PR disetujui. Barang TIDAK boleh diterima tanpa PO yang sudah disetujui
- Receiving: barang datang dicek fisik vs PO (jumlah, spek, harga) sebelum ditandatangani terima — target akurasi penerimaan vs PO: 100%
- PR mendadak tanpa PO ("titip beli dulu, PO menyusul") = pelanggaran prosedur, dan barang datang tanpa PO WAJIB dieskalasi ke Purchasing Coordinator — bukan diputuskan sendiri oleh staf receiving
- Koordinasi PR-PO-receiving lintas Purchasing, Kitchen, Store, dan farm organik on-site ini adalah wujud Pawongan (Tri Hita Karana) — harmoni antar bagian demi satu tujuan: bahan yang sampai ke tamu benar dan aman

💰

## 3 Penawaran: mencegah harga tidak wajar (LO2)

Untuk barang di atas nilai tertentu (kebijakan FC — [ANGKA: nilai ambang wajib banding ditetapkan FC]), Purchasing Officer wajib membandingkan minimal 3 penawaran vendor sebelum memilih. Ini kriteria dengan bobot KPI terbesar di jobdesk Purchasing Officer: 35% dari skor bulanan.

- Bandingkan harga, kualitas, & waktu pengiriman — bukan cuma harga termurah. Target ketepatan waktu kirim vendor terpilih: ≥95% sesuai PO
- Simpan seluruh penawaran sebagai bukti (bukan hanya yang dipilih) untuk audit FC — arsip inilah yang membuktikan tidak ada konflik kepentingan
- Vendor pilihan famili/kenalan pribadi tanpa pembanding = konflik kepentingan — laporkan ke atasan bila diminta "atur" pemenang
- Untuk kebutuhan mendadak (darurat dapur kehabisan bahan), tetap catat alasan & minta persetujuan HOD/FC setelahnya — darurat bukan alasan melompati kontrol

🌡️

## Cek kualitas & suhu saat receiving (LO3)

Purchasing/receiving adalah gerbang pertama — sekali barang jelek lolos, seluruh dapur & tamu menanggung akibatnya. Sebagian bahan Meditera Restaurant (farm-to-table) datang dari farm organik on-site Sanggraloka sendiri — tapi tetap wajib lewat prosedur PO & cek kualitas yang sama seperti vendor luar, tidak ada jalur pintas "internal".

Barang | Standar diterima | Tolak jika…
--- | --- | ---
Ikan/seafood segar (farm/nelayan lokal) | Suhu ≤4°C, mata jernih, tidak bau amis menyengat, tekstur kenyal | Suhu >4°C, bau menyengat, lendir berlebih, mata keruh
Daging/unggas | Suhu ≤4°C (chiller) / beku utuh, warna segar, kemasan utuh | Suhu naik/rantai dingin putus, warna pucat/kehijauan, kemasan rusak
Sayur/buah kebun lokal Ubud | Segar, tidak layu/busuk, sesuai spesifikasi PO | Layu, memar berat, ada hama, jumlah tak sesuai timbang
Dry goods/kemasan | Segel utuh, tanggal kedaluwarsa masih panjang | Segel rusak, kadaluwarsa dekat/lewat, kemasan penyok parah

- Selalu ukur suhu dengan thermometer di titik receiving, bukan kira-kira — keputusan terima/tolak harus berbasis angka, bukan tebakan
- Barang di bawah standar → tolak & kembalikan, catat di form receiving + foto bukti, informasikan Kitchen/outlet terkait
- Koordinasi dengan Kitchen/Chef saat barang meragukan — mereka partner kunci menilai kualitas bahan, bukan pihak yang bisa memerintahkan kamu menerima barang di bawah standar
- Jangan pernah menerima "titipan" barang dari vendor yang tidak tercatat di PO — itu celah fraud & kualitas tak terkontrol. Menjaga bahan tetap alami & tidak mencemari proses masak adalah wujud Palemahan (harmoni dengan alam) dalam kerja purchasing

🕵️

## Insight yang jarang disadari staf baru

- PO bukan formulir basa-basi — begitu diterbitkan, resort terikat secara finansial ke vendor. Salah kuantitas/spek di PO berarti uang resort yang keluar juga salah
- Farm organik on-site Sanggraloka sendiri pun tetap wajib melalui PO seperti vendor luar biasa — tidak ada pengecualian "kan punya sendiri"
- Telat menerbitkan PO lebih dari 1 hari kerja sejak PR disetujui bukan cuma soal kecepatan kerja — itu langsung tercatat sebagai temuan di audit bulanan purchasing FC
- Menolak barang di bawah standar bukan sikap kaku — itu melindungi Kitchen dari risiko keamanan pangan, dan pada akhirnya melindungi reputasi Meditera Restaurant di mata tamu Perancis & Korea yang sangat detail soal kualitas bahan
- Staf receiving BOLEH memutuskan sendiri menolak barang yang jelas di bawah standar — tapi barang datang tanpa PO WAJIB dieskalasi ke Purchasing Coordinator, bukan diputuskan sendiri di lapangan

⚠️

## 3 kesalahan umum & akibatnya

- Menerima "titipan" tanpa PO demi menjaga hubungan baik dengan vendor lama — akibatnya celah fraud terbuka, kualitas barang tak terkontrol, dan staf receiving ikut menanggung tanggung jawab bila terjadi masalah
- Memilih vendor kenalan/keluarga tanpa pembanding 3 penawaran — dianggap konflik kepentingan saat audit FC, berisiko sanksi meski niatnya baik menghemat waktu
- Menerima barang di bawah standar suhu/kualitas karena tekanan waktu atau permintaan Chef/atasan — risiko keamanan pangan berpindah ke tamu, dan justru memperbesar masalah (komplain, klaim) dibanding menolak sejak awal

🌏

## Skenario Sanggraloka: pagi sibuk di area receiving

Jam 07.30, kamu staf Receiving. Truk vendor ikan tiba bersamaan dengan pengiriman sayur dari farm organik on-site — keduanya dibutuhkan Meditera Restaurant untuk Valley Floating Brunch tamu Perancis siang ini, plus rombongan tamu Korea yang baru check-in. Invoice vendor ikan menunjukkan jumlah 2kg lebih banyak dari PO tanpa penjelasan, dan suhu terukur 6°C (standar ≤4°C). Chef, yang juga sibuk menyiapkan brunch, bilang "terima saja dulu, nanti dicek belakangan, tamu sudah menunggu". Kamu tetap: ukur suhu dulu sebelum apa pun, cocokkan jumlah fisik vs PO, tolak selisih 2kg yang tidak ada dokumennya, tolak ikan karena suhu di atas standar, catat di form receiving + foto bukti, lalu informasikan Kitchen untuk mencari solusi pengganti. Sayur dari farm organik on-site tetap kamu proses normal karena jumlah & kualitasnya sudah sesuai PO — status "milik sendiri" bukan alasan melewati cek.

💼

## Nyambung ke jobdesk & KPI kamu

Real talk: nggak ada tamu yang lihat kamu menimbang ikan atau menghubungi 3 vendor. Yang dihitung tiap bulan adalah skor-mu di jobdesk FIN-RCV-01 (Receiving) atau FIN-PUR-01 (Purchasing Officer).

- Tugas jobdesk yang kamu kuasai di sini: "memeriksa barang datang terhadap PO" & "memeriksa kualitas & suhu barang perishable, menolak barang di bawah standar" (FIN-RCV-01 tugas harian #1–2); "memproses PR menjadi PO" & "membandingkan minimal 3 penawaran vendor" (FIN-PUR-01 tugas harian #1–2)
- KPI yang terbantu: akurasi penerimaan barang vs PO — target 100%, bobot 30% (FIN-RCV-01); kepatuhan cek kualitas & suhu — target 100%, 0 barang di bawah standar lolos, bobot 30% (FIN-RCV-01); kepatuhan proses PR-PO min 3 penawaran — target 100%, bobot 35% (FIN-PUR-01). Di scorecard departemen, indikator ini muncul sebagai "Kepatuhan proses purchasing" — bobot 10%, pilar Financial (ADM-scorecard)
- Untung buat kamu: KPI ≥85 selama 6 bulan + lulus LDR-L1 = syarat naik dari Receiving/Purchasing Officer → Senior → Purchasing Coordinator. Disiplin di receiving hari ini adalah modal nyata jenjang kariermu

📷
Slot Foto (direkam trainer di resort): foto area receiving Sanggraloka — meja cek suhu, timbangan, contoh barang diterima vs ditolak, untuk melengkapi materi ini di app.
⭐ INGAT SATU INI AJABarang di bawah standar ditolak, bukan diterima "sekali ini saja" — kualitas resort dimulai dari pintu receiving.
SIAP DIUJI? 😎▶ Mulai Quiz — 10 soal · ±7 menit+100 XP kalau lulus (passing 80)

ADM-L1-W05 · Hotel University Sanggraloka · v2.1
Disusun lensa 3 pakar: Purchasing Coordinator (15 th pengalaman) × dosen procurement hospitality × review staf Receiving/Purchasing Gen Z