# JOBDESK — Purchasing Coordinator
Kode: FIN-PURC-01 · Versi: 2 · Berlaku: 1 Agu 2026 · Status: Tetap
Departemen: A&G (Finance & Purchasing) · Level: Coordinator · Lokasi: kantor purchasing/store + gudang penerimaan

## Kedudukan
Atasan langsung: Financial Controller · Bawahan: Purchasing Officer (1 org), Receiving (1 org) · Deputi saat absen: Purchasing Officer yang ditunjuk (info Financial Controller)

## Tujuan Posisi
Memastikan setiap departemen mendapat bahan/barang yang tepat, tepat waktu, tepat harga, dan tepat kualitas — karena keterlambatan atau kualitas barang di bawah standar di titik ini merambat jadi masalah di Kitchen, Housekeeping, dan Engineering sekaligus.

## Tugas Utama
**Harian:**
1. Meninjau & menyetujui purchase request (PR) dari departemen sesuai anggaran dan kebutuhan aktual sebelum diteruskan ke PO.
2. Membandingkan minimal 3 penawaran vendor untuk pembelian non-rutin sesuai SOP sebelum PO diterbitkan.
3. Memantau proses receiving (kualitas, suhu barang perishable, kesesuaian PO) bersama tim Receiving.
4. Menindaklanjuti keterlambatan/kekurangan pengiriman vendor hari itu juga.
5. Memperbarui status stok minimum (bin card) bersama Store untuk barang kritis (chemical, sparepart, bahan F&B pokok).
**Mingguan:** 6. Menyusun laporan purchasing (nilai PO, vendor performance, selisih harga) untuk Financial Controller. 7. Melakukan stock opname sampling bersama departemen terkait.
**Periodik:** 8. Meninjau ulang kontrak vendor tahunan & mencari alternatif bila harga/kualitas tidak kompetitif. 9. Mendukung audit internal/eksternal terkait purchasing.

## Tugas Tambahan
- Mendukung pengadaan mendadak untuk event besar (banquet/wedding) di luar siklus PR-PO normal, dengan approval Financial Controller.
- Tugas lain yang wajar, sesuai kompetensi, atas arahan atasan langsung — tidak mengurangi hak & tidak melanggar K3.

## Standar Hasil & KPI
| Ukuran | Target | Bobot | Cara Monitoring | Pilar |
|---|---|---|---|---|
| Kepatuhan proses PR-PO-receiving sesuai SOP (minimal 3 penawaran) | 100% | 35% | Checklist app / audit bulanan purchasing | Financial |
| Ketepatan waktu pengiriman vendor vs PO | ≥95% | 20% | Log receiving app, otomatis (tanggal PO vs tanggal terima) | Operational Reliability |
| Selisih stok kritis (chemical, sparepart, bahan pokok) | 0 kehabisan mendadak/bulan | 20% | Stock opname/bin card app, direkap bulanan | Financial |
| Kehadiran & ketepatan waktu | ≥98% | 15% | Absensi HotelCrew, otomatis | Operational Reliability |
| Training & kompetensi (course mingguan) | 100% | 10% | University, otomatis | Operational Reliability |

## Wewenang & Batas
Boleh memutuskan sendiri: pemilihan vendor dari daftar vendor rekanan yang sudah disetujui, PO rutin dalam anggaran bulanan.
Wajib eskalasi: PO di luar anggaran/vendor baru → Financial Controller; barang datang tidak sesuai standar kualitas/suhu → tolak + lapor Financial Controller + departemen peminta; kebutuhan mendesak di luar siklus normal → Financial Controller.

## Hubungan Kerja
Internal: Financial Controller (approval & laporan), Kitchen/HK/Engineering/Spa (permintaan barang & standar kualitas), General Cashier (pembayaran vendor). Eksternal: vendor/supplier, kontraktor pengadaan.

## Kompetensi & Kualifikasi
Pendidikan: D3/S1 diutamakan (akuntansi/manajemen/perhotelan); pengalaman purchasing hotel ≥2 tahun menjadi nilai tambah.
Sertifikat: —.
Kompetensi wajib (skill matrix): ADM-04 Lv4 · ADM-05 Lv3 · ADM-03 Lv3 · ADM-11 Lv3 · LDR-01 Lv3 · LDR-05 Lv3 · LDR-07 Lv3 · GEN core Lv2.

## Kondisi Kerja & Keselamatan
Shift: jam kantor (Senin–Jumat), on-call saat pengadaan mendesak. Fisik: kerja kantor mayoritas + kunjungan berkala ke gudang/area receiving. Risiko: minimal — kepatuhan SOP handling barang saat inspeksi gudang (permukaan licin area penerimaan basah/dingin).

## Jenjang Karier
Purchasing Officer / Receiving (Lv4 + LDR-L1) → **Purchasing Coordinator** → Financial Controller (jalur silang, syarat tambahan sesuai posisi)
Syarat naik dari Coordinator: kompetensi ADM inti Lv4 + LDR inti Lv3 semua + KPI ≥85 (12 bln) + rekomendasi Financial Controller.

## Pengesahan
Disusun: Financial Controller · Direview: Human Capital Manager · Disetujui: GM
Acknowledge: tanda tangan digital karyawan di app (hash + timestamp)
Riwayat versi: v1 1 Agu 2026 — dokumen awal. v2 7 Jul 2026 — tambah kolom
Pilar pada KPI (cascade 4 pilar korporat, lihat `kpi/SASARAN-MUTU-CORPORATE.md`).
