MINGGU 03 · MINI LESSON

# Filing, Korespondensi & Excel Kantor: Rapi Itu Profesional

⏱️ 15 mnt🎯 ADM-10, ADM-11⭐ Level 1
🎯 Misi kamu: LO1 mengarsip dokumen digital & menulis surat resmi; LO2 menyusun laporan rapi dengan formula/pivot dasar di Excel; LO3 menjaga kerahasiaan dokumen legal resort.
🗂️

## Filing digital & surat resmi (LO1)

- Simpan dokumen dengan nama file konsisten: `Tanggal_Jenis_Nama` (misal `2026-07-05_SuratKerjasama_VendorX`)
- Folder dipisah per kategori: kontrak, invoice, korespondensi, HR — jangan campur di satu folder umum
- Surat resmi resort pakai kop surat Sanggraloka, bahasa formal, nomor surat berurutan, ditandatangani pejabat berwenang
- Backup dokumen penting ke sistem HotelCrew document center, bukan hanya di laptop pribadi
- Insight: nama file yang konsisten bukan cuma soal rapi — saat FC atau auditor butuh dokumen tertentu mendadak (misal untuk audit internal), waktu pencarian yang lama bisa terlihat seperti dokumen itu "hilang", padahal cuma tersimpan sembarangan

📊

## Excel kantor: laporan rapi (LO2)

- Formula dasar wajib dikuasai: `SUM`, `AVERAGE`, `VLOOKUP`/`XLOOKUP`, `IF` sederhana
- Pivot table dasar untuk merangkum data (misal total tamu per outlet per bulan) tanpa hitung manual
- Format angka konsisten: mata uang Rupiah, 2 desimal, pemisah ribuan — laporan yang rapi mudah dibaca atasan
- Simpan versi final dengan nama & tanggal jelas; jangan overwrite file induk tanpa backup
- Insight: kemampuan Excel ini bukan skill "bonus" — ia tercantum eksplisit sebagai kompetensi wajib skill matrix General Cashier (ADM-11 level 2), karena rekap setoran & petty cash mingguan untuk FC disusun pakai Excel, bukan ditulis tangan

🎥 [SLOT VIDEO: tutorial Excel dasar untuk admin — SUM, VLOOKUP, pivot table sederhana pakai contoh data outlet Sanggraloka — rekam trainer/HR, maks 8 menit]
🔒

## Kerahasiaan dokumen legal (LO3)

- Kontrak vendor, surat perjanjian kerjasama, dan dokumen legal resort tidak dibagikan ke pihak yang tidak berkepentingan
- Jangan foto/screenshot dokumen legal untuk dikirim lewat chat pribadi, walau ke rekan kerja sendiri
- Dokumen ditinggalkan di meja terbuka = risiko kebocoran; selalu kunci laci/lemari arsip saat meninggalkan meja
- Permintaan data dari pihak luar (media, vendor lain, calon investor) selalu diarahkan ke atasan/legal, bukan dijawab sendiri
- Insight: kerahasiaan bukan cuma soal dokumen legal — data keuangan (rekap kas, laporan cost center) yang kamu susun rapi minggu-minggu sebelumnya juga masuk kategori ini; makin rapi filing-mu, makin gampang juga kalau salah kirim ke orang yang salah, jadi kerapian & kehati-hatian harus jalan bersama
- Ini juga wujud Pawongan dalam Tri Hita Karana — harmoni antar manusia: vendor, rekan kerja, bahkan atasan sekalipun percaya bahwa kamu tidak akan membocorkan dokumen yang dipercayakan padamu, dan kepercayaan itu dijaga lewat kebiasaan kecil (kunci laci, tolak permintaan tak berwenang), bukan lewat niat baik semata

⚠️ INGAT GERBANG: Kerahasiaan dokumen legal & data adalah bagian dari integritas kerja Level 1 — kebocoran sekecil apa pun harus dihindari dan dilaporkan bila terjadi.
⚠️

## 3 kesalahan umum & akibatnya

- Menyimpan file dengan nama sembarangan ("final_final2", "revisi baru") — akibatnya: saat dibutuhkan mendadak untuk audit atau closing bulanan, dokumen jadi susah ditemukan dan terlihat seperti tidak terkelola
- Mengirim dokumen sensitif lewat chat pribadi "biar cepat", walau ke rekan kerja sendiri — akibatnya: dokumen itu keluar dari sistem resmi dan tidak lagi terlindungi, walau niatnya cuma membantu
- Membiarkan meja kerja terbuka dengan dokumen legal/keuangan saat pergi sebentar — akibatnya: siapa pun yang lewat, termasuk yang tidak berkepentingan, bisa melihat atau memfoto informasi rahasia dalam hitungan detik

🌏

## Skenario Sanggraloka: sore yang mendadak sibuk

Sore ini kamu sedang menyusun rekap petty cash mingguan di Excel pakai pivot table, merangkum pengeluaran per kategori untuk dikirim ke FC. Di tengah kerja, seorang vendor lokal menelepon dan meminta kamu mengirimkan salinan kontrak kerjasama vendor lain lewat WhatsApp pribadi "hanya untuk perbandingan harga" — kamu menolak sopan dan mengarahkan permintaan itu ke atasan/legal. Beberapa menit kemudian kamu harus meninggalkan meja sebentar untuk mengantar dokumen ke lantai lain; kontrak legal yang tadi sedang direview masih terbuka di meja — kamu simpan dan kunci lemari arsip dulu sebelum pergi, walau cuma sebentar. Setelah kembali, kamu lanjut menyusun surat resmi konfirmasi kerja sama dengan vendor baru bertanggal hari itu, memberi nama file sesuai standar dan menyimpannya di folder kontrak — bukan folder "Download" yang penuh file sementara — sebelum akhirnya rekap petty cash mingguan tadi selesai dan siap dikirim ke FC.

💼

## Nyambung ke jobdesk & KPI kamu

Real talk: nggak ada yang bertepuk tangan waktu kamu bikin nama folder rapi. Tapi begitu ada audit mendadak atau FC butuh rekap dalam 5 menit, kerapian inilah yang menyelamatkanmu.

- Tugas jobdesk yang kamu kuasai di sini (FIN-CASH-01, tugas mingguan #4): "menyusun rekap setoran & petty cash mingguan untuk Financial Controller" — tugas ini secara langsung butuh Excel rapi (LO2) dan filing yang bisa ditemukan cepat (LO1).
- Kompetensi yang terbantu: ADM-11 (Excel) level 2 tercantum eksplisit sebagai kompetensi wajib skill matrix General Cashier — bukan skill tambahan, tapi syarat resmi. Menyelesaikan course ini menyumbang ke indikator "training & kompetensi" (bobot 10% dari KPI-mu) sekaligus indikator departemen "training jam/karyawan ≥3 jam/bulan" (bobot 15%, pilar Operational Reliability).
- Untung buat kamu: ADM-01 & ADM-11 sama-sama harus level 4 sebagai syarat naik dari General Cashier ke Senior Cashier — filing rapi & Excel yang kamu latih minggu ini adalah fondasi langsung ke sana, bukan skill yang berdiri sendiri dari kariermu.

⭐ INGAT SATU INI AJAFile rapi + formula dasar bikin kerjamu cepat dipercaya; dokumen legal & data keuangan selalu terkunci dan hanya untuk yang berwenang.
SIAP DIUJI? 😎▶ Mulai Quiz — 10 soal · ±7 menit+100 XP kalau lulus (passing 80)

ADM-L1-W03 · Hotel University Sanggraloka · v2.1
Disusun lensa 3 pakar: Financial Controller × dosen hospitality × review kasir/admin Gen Z