MINGGU 06 · MINI LESSON

# Store & Inventory: Bin Card, FIFO & Stock Opname

⏱️ 15 mnt🎯 ADM-05⭐ Level 1
🎯 Misi kamu:

- LO1 — Mengelola bin card & minimum stock tiap item di store
- LO2 — Melakukan stock opname sesuai prosedur hitung fisik
- LO3 — Menerapkan FIFO dan mencegah selisih stok

🗂️

## Bin card & minimum stock (LO1)

Bin card adalah kartu (fisik/digital di HotelCrew) yang menempel di setiap rak/bin, mencatat pergerakan barang secara real-time. Ini bukan sekadar arsip — bin card adalah satu-satunya sumber kebenaran yang dibaca saat stock opname.

- Setiap barang masuk (dari receiving) & keluar (requisition outlet) WAJIB dicatat di bin card saat itu juga — sejalan dengan standar Receiving mencatat & mendistribusikan barang maksimal 2 jam sejak diterima
- Setiap item punya minimum stock, ditetapkan Store/FC berdasarkan kecepatan pemakaian & waktu kirim vendor — bukan perkiraan staf shift (angka pasti per item: [ANGKA: ditetapkan Store Manager/FC])
- Saat stok mendekati minimum, segera buat PR reorder — jangan tunggu sampai habis total
- Bin card yang tidak update saat itu juga adalah penyebab utama selisih stok saat opname — kebanyakan kasus selisih ternyata salah catat, bukan kehilangan barang

🔄

## FIFO: First In, First Out (LO3)

Prinsip FIFO wajib di semua store Sanggraloka, terutama bahan Kitchen & F&B yang punya masa simpan — termasuk hasil farm organik on-site yang dipakai Meditera Restaurant untuk sajian farm-to-table.

- Barang yang datang lebih dulu diletakkan di depan/atas, dan dikeluarkan/dipakai lebih dulu
- Barang baru datang diletakkan di belakang/bawah barang lama — jangan ditumpuk asal demi kepraktisan
- Beri label tanggal terima di tiap batch agar mudah dicek urutan
- Abaikan FIFO = risiko barang lama kedaluwarsa duluan sementara barang baru terpakai — pemborosan bahan segar dan bertentangan dengan Palemahan (harmoni dengan alam), nilai yang justru melekat di filosofi farm-to-table Sanggraloka

🔢

## Stock opname & mencegah selisih (LO2)

Langkah | Yang dilakukan
--- | ---
1. Persiapan | Freeze transaksi keluar-masuk sementara, siapkan form/aplikasi hitung
2. Hitung fisik | Hitung barang di rak satu per satu, jangan mengira-ngira dari catatan bin card
3. Bandingkan | Cocokkan hasil hitung fisik vs catatan sistem/bin card
4. Selisih | Jika ada selisih, telusuri sebabnya (salah catat, rusak, hilang) — laporkan apa adanya ke atasan/FC
5. Tanda tangan | Hasil opname ditandatangani staf & saksi (double-check), diarsip

- Stock opname dilakukan berkala sesuai jadwal store ([ANGKA: jadwal pasti mingguan/bulanan ditetapkan Store Manager/FC]) — Receiving juga rutin membantu sampling opname bersama Store setiap minggu
- Selisih WAJIB dilaporkan apa adanya — menutupi selisih dengan mengarang angka adalah pelanggaran integritas berat, level yang sama seriusnya dengan pelanggaran integritas kas
- Barang rusak/kadaluwarsa dipisahkan & dicatat sebagai write-off resmi, bukan "hilang begitu saja"

🕵️

## Insight yang jarang disadari staf baru

- Bin card yang telat diupdate adalah penyebab #1 selisih stock opname — dalam banyak kasus, "selisih" ternyata cuma salah catat, bukan barang hilang
- Minimum stock bukan angka sembarangan — ditetapkan berdasarkan kecepatan pemakaian & waktu kirim vendor, bukan feeling staf shift
- FIFO paling sering gagal bukan saat barang datang tenang, tapi justru saat staf terburu-buru dan menaruh barang baru di depan demi kecepatan
- Write-off resmi untuk barang rusak/kadaluwarsa justru melindungi staf — angka itu jadi bukti transparan penyebab kehilangan, bukan tanda kelalaian yang disembunyikan

⚠️

## 3 kesalahan umum & akibatnya

- Menunda update bin card sampai akhir shift/nanti — jadi sumber selisih yang sulit ditelusuri saat stock opname, padahal kejadiannya bisa dicatat detik itu juga
- Menumpuk barang baru di depan barang lama demi kepraktisan — barang lama kedaluwarsa duluan sementara batch baru terpakai, memicu pemborosan bahan segar farm-to-table
- Menutupi selisih stock opname dengan mengarang angka atau menambah barang dari store lain tanpa catatan — pelanggaran integritas berat, bukan solusi; selisih yang jujur adalah bahan belajar, bukan aib

🌏

## Skenario Sanggraloka: opname bulanan sebelum reservasi besar

Store menjadwalkan stock opname bulanan, dua hari sebelum reservasi grup tamu Korea besar di Meditera Restaurant. Hasil hitung fisik minyak goreng lebih sedikit 6 botol dari catatan sistem, dan kamu menemukan sekarung tepung sudah lewat tanggal kedaluwarsa di rak paling depan — padahal batch baru sudah lebih dulu terpakai di belakangnya karena tertumpuk terbalik minggu lalu. Kamu tetap mencatat selisih minyak apa adanya ke Store Manager/FC untuk ditelusuri (bukan menutupinya agar laporan "kelihatan pas" menjelang reservasi besar), memisahkan tepung kedaluwarsa sebagai write-off resmi, dan menata ulang rak sesuai FIFO — batch lama di depan, batch baru di belakang — supaya kejadian serupa tidak berulang saat persiapan tamu berikutnya.

💼

## Nyambung ke jobdesk & KPI kamu

Real talk: nggak ada tamu yang lihat kamu menata rak atau menghitung botol minyak. Yang dihitung tiap bulan adalah skor-mu, dan disiplin store ini menopang jobdesk FIN-RCV-01 (Receiving) yang rutin membantu opname bersama Store.

- Tugas jobdesk yang kamu kuasai di sini: "membantu stock opname sampling bersama Store" (FIN-RCV-01 tugas mingguan #4) dan "mencatat penerimaan barang & meneruskan ke Store/departemen peminta hari itu juga" (FIN-RCV-01 tugas harian #3) — dasar dari bin card yang akurat
- KPI yang terbantu: ketepatan waktu pencatatan & distribusi barang — target ≤2 jam sejak diterima, bobot 20% (FIN-RCV-01); kepatuhan cek kualitas (termasuk penanganan barang rusak/write-off) — target 100%, bobot 30% (FIN-RCV-01). Di scorecard departemen, seluruh kepatuhan proses purchasing-receiving-store masuk pilar Financial, bobot 10% (ADM-scorecard)
- Untung buat kamu: KPI ≥85 selama 6 bulan + lulus LDR-L1 = syarat naik dari Receiving → Senior Receiving → Purchasing Coordinator. Rak yang rapi & catatan yang jujur adalah modal nyata jenjang kariermu

⭐ INGAT SATU INI AJABin card yang rapi + FIFO konsisten = stock opname lancar tanpa selisih mengejutkan.
SIAP DIUJI? 😎▶ Mulai Quiz — 10 soal · ±7 menit+100 XP kalau lulus (passing 80)

ADM-L1-W06 · Hotel University Sanggraloka · v2.1
Disusun lensa 3 pakar: Store & Purchasing Coordinator (12 th pengalaman) × dosen supply chain hospitality × review staf Store/Receiving Gen Z