MINGGU 07 · MINI LESSON

# Front Desk Kantor & Telepon: Wajah Profesional Back Office

⏱️ 15 mnt🎯 ADM-12⭐ Level 1
🎯 Misi kamu:

- LO1 — Menerima tamu kantor/vendor dengan sikap profesional sesuai standar Sanggraloka
- LO2 — Mengelola janji temu (appointment) kantor HR-Admin/Finance dengan rapi
- LO3 — Menjaga sikap & kerahasiaan informasi saat berinteraksi di front desk kantor & telepon

🤝

## Menerima tamu kantor & vendor (LO1)

Front desk kantor HR-Admin & Finance bukan lobby tamu resort, tapi tetap wajah profesional Sanggraloka bagi vendor, kandidat, dan tamu urusan kantor — termasuk vendor purchasing yang tiap hari berurusan dengan Receiving & Purchasing Officer (materi minggu sebelumnya).

- Sambut dengan senyum, kontak mata, dan sapa duluan — walau bukan tamu menginap, dan walau sedang sibuk mengerjakan tugas lain
- Tanyakan keperluan & dengan siapa janji temu, arahkan ke tempat tunggu yang nyaman
- Vendor yang datang tanpa janji temu tetap dilayani sopan; cek ketersediaan PIC sebelum menjanjikan waktu
- Kandidat interview dan tamu Perancis/Korea urusan kerjasama resort diperlakukan setara — profesional untuk semua, tanpa membeda-bedakan siapa yang "terlihat" lebih penting

📅

## Mengelola janji temu (LO2)

- Catat semua janji temu di kalender kantor/app resmi — jangan hanya mengandalkan ingatan atau catatan kertas lepas yang mudah hilang
- Konfirmasi ulang H-1 ke pihak yang akan bertemu (vendor/kandidat) dan ke PIC internal — rencana bisa berubah setelah dicatat, konfirmasi ulang memastikan kedua pihak masih siap
- Jika PIC berhalangan mendadak, segera informasikan tamu/vendor dan tawarkan reschedule — jangan biarkan menunggu tanpa kepastian
- Prioritaskan janji temu yang sudah terjadwal; tamu tanpa janji ditangani setelah slot terjadwal selesai, kecuali darurat

🤐

## Sikap & kerahasiaan informasi (LO3)

Front desk kantor sering mendengar/melihat info sensitif — gaji, data pribadi karyawan, negosiasi vendor, dokumen HR. Ini semua rahasia, dan kebocorannya bisa terjadi sekilas saja tanpa disadari.

- Jangan pernah membicarakan info payroll/HR karyawan lain dengan vendor, tamu, atau rekan yang tidak berkepentingan
- Layar komputer & dokumen di meja depan harus tertutup/terkunci saat ditinggal, apalagi saat ada tamu di area — data yang terlihat sekilas oleh orang lewat sudah termasuk kebocoran
- Jika ditelepon pihak luar menanyakan data karyawan (gaji, nomor kontak, jadwal), tidak diberikan — arahkan ke HR resmi, walau penelepon terdengar meyakinkan
- Telepon masuk dijawab maksimal dering ke-3, sapa nama resort, tanyakan dengan sopan siapa yang dicari, dan catat pesan lengkap bila PIC tidak ada
- Tamu Korea yang menelepon menanyakan detail kontrak kerjasama vendor tetap diarahkan ke PIC berwenang, bukan dijawab sendiri walau terasa sudah tahu jawabannya — keputusan negosiasi bukan wewenang front desk

🕵️

## Insight yang jarang disadari staf baru

- Front desk kantor sering dianggap "cuma penjaga meja" — padahal ini titik pertama vendor dan kandidat menilai profesionalisme seluruh HR-Admin & Finance
- Kebocoran data karyawan paling sering terjadi bukan lewat percakapan sengaja, tapi lewat layar terbuka atau dokumen tergeletak yang terlihat sekilas oleh tamu yang lewat
- "Mengaku kenal/teman dekat" adalah modus paling umum untuk menggali data pribadi karyawan lewat telepon — semakin meyakinkan nadanya, semakin penting tetap mengarahkan ke jalur resmi HR
- Konfirmasi ulang H-1 bukan basa-basi — ini yang mencegah tamu/vendor datang jauh-jauh untuk janji temu yang ternyata sudah berubah

⚠️

## 3 kesalahan umum & akibatnya

- Menunda menyapa tamu/vendor karena masih menyelesaikan tugas lain — tamu merasa diabaikan sejak detik pertama, kesan profesional back office langsung turun
- Mencatat janji temu hanya di ingatan atau kertas lepas — berisiko tabrakan jadwal atau lupa sama sekali, dan tidak ada jejak untuk konfirmasi H-1
- Memberikan info gaji/kontak pribadi karyawan ke penelepon yang mengaku "kenal dekat" — pelanggaran kerahasiaan data yang serius, walau terasa membantu di momen itu

🌏

## Skenario Sanggraloka: pagi ramai di kantor HR-Admin

Jam 09.00, seorang kandidat interview posisi Finance datang bersamaan dengan tamu Korea yang membahas kerjasama vendor farm organik untuk Meditera Restaurant — dan sebuah panggilan telepon masuk dari nomor tak dikenal menanyakan gaji salah satu staf Purchasing yang katanya "teman dekat". Kamu sapa kandidat dan tamu Korea dengan profesionalisme setara ("Bonjour"/"Annyeonghaseyo" bila relevan), arahkan masing-masing ke ruang tunggu sesuai janji temu yang sudah tercatat di kalender kantor, lalu jawab telepon paling lambat di dering ke-3. Untuk penelepon yang menanyakan gaji, kamu tidak memberikan informasi apa pun dan mengarahkannya ke HR resmi — walau nadanya meyakinkan. Tak lama, PIC yang harusnya menemui tamu Korea mengabari berhalangan mendadak; kamu segera informasikan tamu tersebut dan tawarkan reschedule, bukan membiarkannya menunggu tanpa kepastian.

💼

## Nyambung ke jobdesk & KPI kamu

Real talk: nggak ada yang menilai kamu dari seberapa ramah senyummu — yang dihitung adalah apakah kerahasiaan terjaga dan janji temu terkelola rapi, karena itu yang berdampak nyata ke reputasi & risiko resort.

- Terhubung ke scorecard departemen (ADM-scorecard): jobdesk khusus front desk kantor administrasi (Human Capital Admin) masih dalam proses finalisasi HR — bobot pasti [BOBOT: ditetapkan HR saat jobdesk HRD-ADM-01 terbit]. Sambil menunggu, standar kerjamu tetap diukur lewat indikator umum departemen: payroll error 0/bulan (bobot 25%) yang salah satunya dijaga lewat kerahasiaan data yang kamu pegang tiap hari, dan training jam/karyawan ≥3 jam/bulan (bobot 15%) yang terpenuhi lewat menyelesaikan course University seperti ini
- Terhubung ke purchasing: vendor yang kamu sambut di front desk seringkali adalah vendor yang sama yang berurusan dengan Purchasing Officer (FIN-PUR-01) & Receiving (FIN-RCV-01) — kesan pertama yang kamu berikan ikut membentuk hubungan kerja jangka panjang resort dengan vendor tersebut
- Untung buat kamu: disiplin kerahasiaan & janji temu yang rapi adalah modal kepercayaan naik ke posisi administratif yang lebih senior di HR-Admin & Finance — kepercayaan yang sekali rusak (bocor data karyawan) jauh lebih sulit dibangun ulang daripada dijaga sejak awal

⭐ INGAT SATU INI AJAFront desk kantor adalah pintu profesionalisme back office — ramah ke semua orang, tapi rahasia tetap rahasia.
SIAP DIUJI? 😎▶ Mulai Quiz — 10 soal · ±7 menit+100 XP kalau lulus (passing 80)

ADM-L1-W07 · Hotel University Sanggraloka · v2.1
Disusun lensa 3 pakar: Human Capital Manager (15 th pengalaman) × dosen hospitality administration × review staf admin kantor Gen Z