MINGGU 02 · MINI LESSON

# Check-in Sequence ≤5 Menit & Key Card

⏱️ 15 mnt🎯 FO-01, FO-16⭐ Level 1
🎯 Misi kamu: Menjalankan urutan check-in 3 fase (sambutan-administrasi-orientasi) ≤5 menit sesuai SOP-FO-01, menentukan kapan boleh memutuskan sendiri vs wajib eskalasi ke FOM, mengoperasikan encode key card & kebijakan kunci hilang dengan aman, dan menerapkan etika sapaan FR/KR selama proses check-in.
⏱️

## Kenapa 5 menit itu target, bukan lomba lari

Tamu yang baru turun dari mobil setelah 20 menit perjalanan dari Ubud ingin segera istirahat — bukan berdiri lama di depan meja. Tapi cepat bukan berarti buru-buru sampai terasa dingin. Kuncinya: siapkan semua sebelum tamu datang. Target ≤5 menit ini bukan angka sembarangan — ini standar resmi SOP-FO-01 yang jadi sumber KPI "waktu layanan FO" di scorecard departemen, dan dicatat otomatis lewat timestamp arrival checklist di HotelCrew.

📋

## Urutan check-in standar: 3 fase, ≤5 menit total

SOP-FO-01 membagi check-in jadi 3 fase dengan target waktu masing-masing — hafal fase-nya, bukan cuma daftar langkahnya:

FASE A — SAMBUTAN (target 1 menit)

- Berdiri, anjali, "Om Swastiastu, welcome to Sanggraloka" dalam jarak 5 langkah (10/5 rule) — tamu Perancis tambah "Bienvenue"; tamu Korea ucapkan "환영합니다" lalu sapa Mr/Ms {marga}
- Serahkan welcome drink (siap ≤2 menit dari farm) & cold towel sambil mempersilakan duduk; sebut asal drink dalam 1 kalimat, jangan pidato

FASE B — ADMINISTRASI (target 3 menit)

- Verifikasi reservasi di PMS/HotelCrew: identitas, jumlah malam, tipe kamar, metode bayar — tanpa menyuruh tamu mengulang data yang sudah ada di sistem
- Scan paspor/KTP; konfirmasi deposit/garansi sesuai kebijakan — jangan sebut angka tagihan keras-keras bila ada tamu lain di sekitar (discreet luxury)
- Cek guest cards/preferensi (alergi, honeymoon, repeat guest) & catat preferensi baru yang terdengar selama percakapan ke app hari itu juga

FASE C — ORIENTASI & SERAH KUNCI (target 1 menit)

- Jelaskan TIGA hal saja: lokasi/akses kamar, breakfast Meditera 07.00–10.30, dan satu experience yang cocok dengan profil tamu
- Serahkan kunci dengan dua tangan; panggil Bell Driver untuk rooming ≤10 menit sejak tamu tiba

🎥 SLOT VIDEO: "Check-in Standar Sanggraloka ≤5 Menit" — direkam trainer di front desk, ditambahkan di sini
⛔

## Titik kritis — jangan lewati ini

- Verifikasi metode pembayaran SEBELUM kunci diserahkan — lewati ini dan kamu menanggung sendiri selisih kasir & sengketa tagihan yang muncul belakangan
- Alergi/kondisi medis di guest cards wajib diteruskan ke F&B via app sebelum tamu makan pertama kali — bukan "nanti diingat", karena ini bisa jadi insiden keselamatan
- Kesalahan tersering: memborong semua informasi resort di desk sekaligus — tamu yang lelah tidak menyerap; cukup 3 hal di Fase C, sisanya disampaikan saat rooming

🧭

## Wewenang kamu vs wajib eskalasi ke FOM

GSA punya batas keputusan yang jelas — tahu batas ini membuatmu cepat mengambil keputusan tanpa menunggu izin untuk hal kecil, tapi juga tidak mengambil alih keputusan yang bukan wewenangmu:

Situasi saat check-in | Tindakan | Eskalasi
--- | --- | ---
Kamar belum vacant-ready | Tawarkan welcome tour singkat/Meditera; info ETA jujur | HK Coordinator (status), FOM bila >30 mnt
Tamu menolak deposit | Jelaskan opsi sekali; jangan berdebat | FOM
Reservasi tidak ditemukan/double | Dudukkan tamu dengan welcome drink dulu, baru telusuri | FOM + Reservation
Tamu VIP tidak teridentifikasi sebelumnya | Lanjutkan check-in, tandai VIP di PMS | FOM + MOD

Yang boleh kamu putuskan sendiri (cukup info ke FOM): room move setipe dan late check-out ≤1 jam. Yang wajib naik ke FOM: upgrade beda kategori kamar dan kompensasi/discount apa pun.

🔑

## Key card: encode & kebijakan kunci hilang

- Encode key card sesuai nomor kamar & tanggal check-out — selalu cek ulang di layar sebelum diserahkan
- Test tap di depan tamu kalau memungkinkan, supaya tamu percaya diri kartunya berfungsi
- Berikan 2 key card untuk kamar dengan 2 tamu dewasa jika tersedia
- Kunci hilang: verifikasi identitas tamu ulang sebelum re-encode, catat kejadian di HotelCrew, aktifkan ulang akses kamar (nonaktifkan kartu lama)
- Jangan pernah beri tahu nomor kamar tamu lain dengan alasan apapun — ini masuk kategori "permintaan data tamu oleh pihak luar" yang wajib ditolak & diarahkan ke FOM

🌐

## Sentuhan untuk tamu Perancis & Korea

Karena tamu utama kita Perancis & Korea, saat check-in sebut nama dengan benar. Untuk tamu Korea, ingat nama keluarga di depan — Kim Min-jun disapa Mr Kim; saat serah kunci ucapkan "즐거운 시간 되세요" (semoga waktu menyenangkan). Untuk tamu Perancis, "Bienvenue" di sambutan dan "Bon séjour" saat serah kunci membuat mereka merasa dihargai walau lanjut bahasa Inggris.

💼

## Nyambung ke jobdesk & KPI kamu

Real talk: "cepat" doang nggak cukup — yang dihitung tiap bulan adalah kombinasi kecepatan DAN kualitas.

- Tugas jobdesk yang kamu kuasai di sini: tugas harian #1 GSA — "check-in sesuai sequence (welcome drink, registrasi, deposit, escort info) ≤5 menit per tamu" plus wewenang & batas keputusan (room move/late check-out sendiri, upgrade/kompensasi eskalasi FOM).
- KPI yang terbantu: waktu check-in ≤5 menit adalah indikator #2 scorecard FO (bobot 15%) — TAPI catatan penting: kecepatan hanya bernilai penuh kalau review score (#1, bobot 25–30%) tetap tinggi. Check-in cepat tapi review turun berarti kualitas dikorbankan demi kecepatan, dan itu dihitung sebagai pelanggaran kualitas, bukan prestasi.
- Untung buat kamu: disiplin sequence 3 fase + tahu kapan eskalasi adalah modal nyata syarat naik ke Senior GSA/GRO (KPI ≥85 selama 6 bulan + kompetensi FO inti Level 3 semua).

⭐ INGAT SATU INI AJACheck-in cepat itu hasil dari persiapan sebelum tamu datang (3 fase: sambutan-administrasi-orientasi), bukan tergesa saat tamu sudah di depan kamu. Verifikasi pembayaran SEBELUM kunci diserahkan, dan selalu cek ulang key card sebelum diserahkan.
SIAP DIUJI? 😎▶ Mulai Quiz — 10 soal · ±7 menit+100 XP kalau lulus (passing 80)

FO-L1-W02 · Hotel University Sanggraloka · v2.1
Disusun lensa 3 pakar: FOM × dosen hospitality × review GSA Gen Z