MINGGU 05 · MINI LESSON

# Roster & Penjadwalan yang Adil

⏱️ 15 mnt🎯 LDR-04⭐ Level 1
🎯 Misi kamu: LO1 menyusun roster berbasis manning vs okupansi; LO2 menjaga keadilan shift & hak istirahat tim; LO3 menangani permintaan tukar/izin secara transparan di HotelCrew.
📊

## LO1 — Manning vs okupansi, bukan tebak-tebakan

Roster yang baik dimulai dari angka, bukan feeling. Sebagai Coordinator kamu membagi rute kerja harian tim (di HK: 4 Room Attendant, 2 Public Area Attendant, 1 Linen Attendant — 7 orang) berdasarkan manning yang disesuaikan dengan okupansi resort hari itu — bukan menyalin roster minggu lalu. Ini bukan sekadar rapi-rapi jadwal: roster yang salah hitung langsung menabrak dua angka yang dipantau tiap bulan — turnaround kamar check-out → vacant-ready (target ≤2 jam kondisi normal / ≤4 jam OOO ringan, bobot 20% dari skor Coordinator) dan kehadiran & ketepatan waktu tim (target ≥98%, bobot 15%). Manning kurang di jam sibuk = turnaround molor; manning berlebih di jam sepi = biaya lembur naik tanpa alasan jelas.

Okupansi | Kebutuhan staf shift pagi
--- | ---
<40% | Minimum manning (skeleton crew)
40–75% | Manning standar
>75% / event grup | Manning + standby / lembur terencana

- Cek forecast okupansi di app HotelCrew (H-3 dan H-1) sebelum kunci roster
- Perhitungkan tamu Perancis/Korea rombongan besar yang butuh extra front-liner bahasa & attention to detail
- Sisakan buffer 1 orang on-call untuk risiko no-show, tanpa memaksa lembur berlebihan
- Rute kerja idealnya disusun searah alur kamar (blok villa berdekatan), bukan acak — ini yang membuat target turnaround ≤2 jam realistis dikejar, bukan sekadar target di atas kertas

⚖️

## LO2 — Adil itu bisa dihitung, bukan cuma "dirasa"

- Rotasi shift malam & weekend merata — cek riwayat 4 minggu terakhir di roster builder sebelum menugaskan lagi ke orang yang sama
- Hak libur mingguan & jam istirahat antar-shift (minimal sesuai SOP) tidak boleh dipangkas demi menutup lubang jadwal
- THK-Pawongan (harmoni antar-manusia): keadilan roster adalah bentuk nyata menghormati sesama — SPV yang pilih kasih merusak kepercayaan tim lebih cepat dari SOP manapun
- Dokumentasikan alasan roster tidak biasa (mis. staf baru dipasangkan senior) di catatan shift, bukan cuma di kepala kamu

🔄

## LO3 — Tukar shift & izin: transparan lewat app

- Semua request tukar shift/izin masuk lewat fitur roster HotelCrew — bukan chat pribadi ke SPV, agar tercatat dan adil untuk semua
- SPV menyetujui berdasarkan aturan (kesetaraan skill, tidak melanggar jam istirahat), bukan kedekatan personal
- Jika permintaan bentrok (2 orang minta libur sama), pakai kriteria objektif: urutan pengajuan, kebutuhan mendesak, riwayat cuti — sampaikan alasannya ke kedua pihak
- Roster final dipublikasi H-3 minimal, supaya staf bisa atur kehidupan pribadi mereka juga

💡

## 3 insight yang bikin roster-mu levelnya naik

- Rotasi shift malam direncanakan sebulan ke depan, bukan minggu ke minggu — supaya staf bisa atur ritme tidur & kehidupan pribadi, bukan dikejutkan mendadak
- "Fairness" tidak selalu sama dengan "equal secara angka" — rotasi yang genap rata di atas kertas bisa tetap terasa timpang kalau tidak mempertimbangkan kondisi personal (mis. staf dengan anak kecil); SPV baik mendengarkan dulu, tapi keputusan tetap berbasis data, bukan belas kasihan semata
- Roster yang dipublikasi H-3 tapi sering direvisi mendadak justru merusak kepercayaan lebih dari roster yang telat sekali dipublikasi — konsistensi proses lebih penting daripada kecepatan publikasi

⚠️

## 4 kesalahan umum SPV baru soal roster

- Menyalin roster minggu lalu tanpa cek forecast okupansi terbaru — manning jadi salah persis saat okupansi berubah drastis (grup besar/low season), turnaround molor atau biaya lembur boros tanpa alasan jelas
- Rotasi shift berat "pilih kasih" tanpa sadar (staf tertentu selalu kebagian shift malam/weekend karena dianggap "gak pernah komplain") — merusak kepercayaan tim lebih cepat dari SOP manapun
- Menyetujui tukar shift lewat chat pribadi, bukan fitur roster HotelCrew — tidak tercatat resmi, berpotensi jadi sengketa "katanya sudah diizinkan" saat ada masalah
- Memangkas jam istirahat antar-shift demi menutup lubang jadwal mendadak — melanggar SOP minimal, berisiko staf kelelahan dan kualitas kerja ikut turun

🌏

## Skenario Sanggraloka: akhir pekan lonjakan okupansi

Kamu HK Coordinator. Forecast H-3 di HotelCrew menunjukkan okupansi melonjak dari 55% ke 82% akhir pekan ini: rombongan 18 kamar tamu Korea (keluarga besar, dipimpin Mr Kim) check-in Jumat siang, ditambah satu pasangan Perancis yang memesan Two-Bedroom Presidential Pool Villa untuk sesi foto pre-wedding di Anandam Wedding Chapel Sabtu pagi. Bersamaan, dua Room Attendant mengajukan izin di HotelCrew untuk tanggal yang sama — satu karena acara keluarga yang diajukan H-14, satu lagi baru mengajukan H-2 karena alasan mendadak. Kamu menaikkan manning shift pagi Jumat–Sabtu di atas standar minggu biasa dan menyiapkan 1 staf standby untuk mengantisipasi lonjakan tamu Korea. Untuk izin yang bentrok, kamu menyetujui pengajuan H-14 (lebih dulu & direncanakan jauh hari) dan menjelaskan alasannya secara personal ke staf yang mengajukan H-2, sambil menawarkan tanggal alternatif — bukan menolak begitu saja. Semua keputusan tercatat di app, bukan di kepala kamu.

💼

## Nyambung ke jobdesk & KPI SPV

Real talk: roster yang kamu susun setiap minggu bukan cuma jadwal — itu salah satu dari lima ukuran yang dihitung ke skor bulananmu sebagai Coordinator.

- Tugas jobdesk yang kamu kuasai di sini: "Membagi rute kerja harian Room Attendant & Public Area Attendant sesuai occupancy, prioritas kedatangan/keberangkatan dari FO, dan permintaan event" — tugas harian #1 di jobdesk Coordinator (HK-CRD-01). Roster asal-asalan = tugas ini gagal walau semua kamar akhirnya tetap selesai.
- KPI yang terbantu: roster dengan manning tepat menopang turnaround kamar check-out → vacant-ready (≤2 jam normal / ≤4 jam OOO ringan, bobot 20%) dan kehadiran & ketepatan waktu tim (≥98%, bobot 15%) — dua dari lima ukuran KPI Coordinator. Rotasi yang adil juga menekan turnover, yang ujungnya menjaga komplain kebersihan tamu ≤2/bulan (bobot 20%) tetap terkendali karena tim tidak kelelahan.
- Wewenang kamu: pengaturan ulang rute/rotasi harian dan persetujuan cuti/izin ≤1 hari dalam kuota boleh kamu putuskan sendiri sebagai Coordinator — tidak perlu menunggu Executive Housekeeper untuk hal-hal ini.
- Untung buat kamu: tim dengan roster adil & terdokumentasi rapi memperkuat catatanmu untuk naik dari Coordinator ke Executive Housekeeper — salah satu syaratnya KPI ≥85 selama 12 bulan berturut-turut.

📷 SLOT FOTO — RESORT

Foto step-by-step SPV menyusun roster di roster builder HotelCrew (tampilan app + tangan menunjuk kalender shift). Ambil di kantor departemen saat sesi roster mingguan nyata.

⭐ INGAT SATU INI AJARoster adil = manning sesuai okupansi + rotasi merata + proses transparan di app. Itu bahasa cinta seorang SPV ke timnya — dan itu juga bagian nyata dari skor kerjamu.
SIAP DIUJI? 😎▶ Mulai Quiz — 10 soal · ±7 menit+100 XP kalau lulus (passing 80)

LDR-L1-W05 · Hotel University Sanggraloka · v2.1
Disusun lensa 3 pakar: Human Capital Manager & mantan HOD operasional (15+ th) × dosen manajemen SDM hospitality × review SPV/Coordinator baru Gen Z Sanggraloka