# JOBDESK — Sales Admin
Kode: SLS-ADM-01 · Versi: 2 · Berlaku: 1 Agu 2026 · Status: Tetap
Departemen: Sales & Marketing · Level: Staff · Lokasi: kantor S&M

## Kedudukan
Atasan langsung: Sales Manager · Bawahan: — · Deputi saat absen: anggota tim S&M lain yang ditunjuk (diatur Sales Manager)

## Tujuan Posisi
Menjaga administrasi sales (kontrak, dokumen, korespondensi) rapi dan akurat — karena kontrak yang salah klausul atau dokumen yang tercecer bisa jadi sengketa dengan klien/vendor jauh setelah deal ditutup.

## Tugas Utama
**Harian:**
1. Menyiapkan & mengarsipkan dokumen kontrak (korporat, TA/wholesaler, wedding/event) sesuai template yang disetujui Sales Manager.
2. Menjawab & meneruskan korespondensi (email/surat) sales yang bersifat administratif.
3. Memperbarui data prospek & klien di CRM sesuai input Sales Coordinator/Asst. Event & Wedding Manager.
**Mingguan:** 4. Menyusun rekap kontrak jatuh tempo/perlu diperbarui untuk Sales Manager. 5. Mengoordinasikan kelengkapan dokumen dengan Bookkeeper & Tax untuk kontrak bernilai besar.
**Periodik:** 6. Mendukung penyusunan laporan sales bulanan (kompilasi data dari tim). 7. Mendukung persiapan pameran/roadshow (logistik dokumen & materi).

## Tugas Tambahan
- Membantu Graphic Design dalam kompilasi materi promosi untuk klien saat volume tinggi.
- Tugas lain yang wajar, sesuai kompetensi, atas arahan atasan langsung — tidak mengurangi hak & tidak melanggar K3.

## Standar Hasil & KPI
| Ukuran | Target | Bobot | Cara Monitoring | Pilar |
|---|---|---|---|---|
| Akurasi & kelengkapan dokumen kontrak | 100% | 30% | Checklist filing app, direkap bulanan | Operational Reliability |
| Ketepatan waktu update data CRM | ≤1 hari kerja sejak input diterima | 25% | Timestamp CRM, otomatis | Operational Reliability |
| Ketepatan waktu respon korespondensi administratif | ≤4 jam jam kerja | 20% | Log email/app, timestamp otomatis | Operational Reliability |
| Kehadiran & ketepatan waktu | ≥98% | 15% | Absensi HotelCrew, otomatis | Operational Reliability |
| Training & kompetensi (course mingguan) | 100% | 10% | University, otomatis | Operational Reliability |

## Wewenang & Batas
Boleh memutuskan sendiri: format administratif dokumen non-kontrak, prioritas korespondensi rutin.
Wajib eskalasi: klausul kontrak yang tidak standar → Sales Manager; dokumen hilang/bermasalah bernilai besar → Sales Manager; permintaan data klien oleh pihak luar → TOLAK, arahkan ke Sales Manager.

## Hubungan Kerja
Internal: Sales Manager (approval & laporan), Sales Coordinator (data prospek), Asst. Event & Wedding Manager (dokumen event), Bookkeeper & Tax (kontrak bernilai besar). Eksternal: klien, vendor (dokumen administratif).

## Kompetensi & Kualifikasi
Pendidikan: D3/S1 administrasi diutamakan; pengalaman admin sales/marketing ≥1 tahun menjadi nilai tambah.
Sertifikat: —.
Kompetensi wajib (skill matrix): ADM-10 Lv3 (filing & korespondensi) · ADM-11 Lv3 (excel) · SLS-01 Lv2 (product knowledge dasar) · GEN core Lv2.

## Kondisi Kerja & Keselamatan
Shift: jam kantor (Senin–Jumat). Fisik: kerja kantor/desk mayoritas shift. Risiko: minimal — kerahasiaan data klien/kontrak (SOP akses data terbatas).

## Jenjang Karier
Trainee/DW → **Sales Admin** → Senior Sales Admin → Sales Coordinator (jalur silang, syarat tambahan sesuai posisi)
Syarat naik: ADM-10/11 Lv4 + KPI ≥85 (6 bln) + lulus LDR-L1.

## Pengesahan
Disusun: Sales Manager · Direview: Human Capital Manager · Disetujui: GM
Acknowledge: tanda tangan digital karyawan di app (hash + timestamp)
Riwayat versi: v1 1 Agu 2026 — dokumen awal. v2 7 Jul 2026 — tambah kolom
Pilar pada KPI (cascade 4 pilar korporat, lihat `kpi/SASARAN-MUTU-CORPORATE.md`).
